Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 15. Oktober 2025 ein zweites Schreiben zur elektronischen Rechnung (BMF-Schreiben 2025) veröffentlicht. Es konkretisiert die Regelungen zur seit Anfang 2025 bestehenden E-Rechnungspflicht und aktualisiert das erste Schreiben vom 15. Oktober 2024. Zudem wird der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) angepasst.

Das neue BMF-Schreiben 2025 zur E-Rechnungspflicht klärt praxisrelevante Validierungs- und Prüfpflichten, definiert Fehlerklassen und bringt weitere zentrale Änderungen, die Unternehmer*innen künftig beachten müssen. Wir fassen die Inhalte kurz und übersichtlich für Euch zusammen.

1. Fehlerklassen
2. Validierung und Rechnungseingangsprüfung
3. Weitere Änderungen im BMF-Schreiben zur E-Rechnungspflicht 2025 im Überblick
4. Fazit

1. Fehlerklassen

Das BMF unterscheidet künftig drei Arten von Fehlern in E-Rechnungen – mit jeweils unterschiedlichen Rechtsfolgen:

a) Formatfehler (Rn. 6a)

Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Syntax, also die vorgegebene technische Struktur gemäß der Norm EN 16931, nicht eingehalten wird. Das gilt auch dann, wenn bei einem individuell vereinbarten Format die Pflichtangaben nicht in ein EN-16931-kompatibles Format extrahiert werden können.

Solche Rechnungen gelten als „sonstige Rechnungen“ in einem anderen elektronischen Format. Deshalb ist auch bei formal nicht korrekten Rechnungen der Vorsteuerabzug grundsätzlich möglich. Nach bisherigem Kenntnisstand ist dies allerdings nur noch während der Dauer der Übergangsfristen für die verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen nach § 27 Abs. 38 UStG bis Ende 2026 bzw. Ende 2027 der Fall. Danach wird der Vorsteuerabzug grundsätzlich nur noch auf Grundlage einer formal korrekten E-Rechnung gegeben sein.

b) Geschäftsregelfehler (Rn. 6b)

Geschäftsregelfehler entstehen, wenn logische Abhängigkeiten der in einer E-Rechnung enthaltenen Informationen verletzt werden – etwa, wenn Pflichtfelder fehlen oder widersprüchliche Angaben gemacht werden. Beispiele für Geschäftsregelfehler sind fehlende Pflichtfelder (z. B. keine Angaben im Pflichtfeld „BT-10 Buyer reference“ bei XRechnung) oder ein rechnerisch nicht mit dem angegebenen Steuersatz übereinstimmender Steuerbetrag.

Betrifft der Fehler umsatzsteuerliche Pflichtangaben, liegt keine ordnungsmäßige Rechnung vor (Rn. 35a) und der Vorsteuerabzug ist ausgeschlossen. In diesem Zusammenhang stellt das BMF zudem klar, dass ein bloßer Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage, in der die Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form enthalten sind, nicht genügt (Rn. 35).

Geschäftsregelfehler, die andere Inhalte betreffen, bleiben dagegen umsatzsteuerlich unbeachtlich (Rn. 35a). Dies war in der Entwurfsfassung des aktuellen Schreibens zunächst anders dargestellt.

c) Inhaltsfehler (Rn. 35a)

Inhaltsfehler liegen vor, wenn gegen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben der §§ 14 (4) und 14a UStG verstoßen wird – etwa bei einem falschen Steuersatz, einer unzureichenden Leistungsbeschreibung oder einem fehlerhaften Leistungsempfänger. Auch in diesem Fall handelt es sich nicht um eine ordnungsgemäße Rechnung und der Vorsteuerabzug ist ausgeschlossen – selbst wenn formal nicht gegen die Geschäftsregeln verstoßen und in der Folge auch im Rahmen der Validierung kein Fehler festgestellt wird.

2. Validierung und Rechnungseingangsprüfung

Um den Vorsteuerabzug zu sichern, müssen E-Rechnungen technisch und inhaltlich geprüft werden. Absender sollten ihre Rechnungen vorab validieren, um Rückweisungen zu vermeiden. Das BMF betont ausdrücklich, dass Format- und Geschäftsregelfehler mithilfe geeigneter Validierungstools erkannt werden können. Der zugehörige Validierungsbericht sollte zu Dokumentationszwecken aufbewahrt werden.

Eine technische Validierung ersetzt jedoch nicht die inhaltliche Prüfung. Empfänger sind weiterhin verpflichtet, E-Rechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu kontrollieren. Insbesondere im Hinblick auf Inhaltsfehler, die bei einer technischen Validierung nicht zwingend erkannt werden, behält die klassische Rechnungseingangsprüfung auch bei E-Rechnungen weiterhin eine hohe Relevanz.

Empfohlen wird ein dreistufiger Prüfungsprozess:

1. Formatprüfung – Kontrolle der Syntax mithilfe einer geeigneten Validierungssoftware.
2. Geschäftsregelprüfung – Bewertung umsatzsteuerlich relevanter Funde gemäß EN 16931.
3. Inhaltliche Prüfung – Überprüfung der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben.

Bei umsatzsteuerlich relevanten Fehlern ist kein Vorsteuerabzug möglich. Solche Rechnungen sollten zurückgewiesen und vom Leistungserbringer berichtigt werden – selbstverständlich wieder als E-Rechnung. Eine sorgfältige Prüfung und Validierung wird damit zum zentralen Erfolgsfaktor für einen reibungslosen und rechtssicheren E-Rechnungsprozess.

3. Weitere Änderungen im BMF-Schreiben zur E-Rechnungspflicht 2025 im Überblick

Neben der Validierungspflicht, die die wichtigste Neuerung darstellt, enthält das BMF-Schreiben zur E-Rechnungspflicht 2025 weitere praxisrelevante Änderungen, die Unternehmer*innen kennen sollten.

1. Pflichtangaben müssen im strukturierten XML-Teil stehen

Alle Pflichtangaben der §§ 14, 14a UStG – etwa Leistungsdatum, Steuersatz, Entgelt, Umsatzsteuerbetrag oder Leistungsbeschreibung – müssen im maschinell lesbaren XML-Teil der Rechnung enthalten sein. Die Finanzverwaltung stellt klar: Ein bloßer Verweis innerhalb der strukturierten Daten auf eine unstrukturierte Anlage (z. B. ein PDF) genügt nicht, um eine ordnungsgemäße E-Rechnung sicherzustellen.

2. Hybridformate: Der strukturierte Teil ist maßgeblich

Bei hybriden Rechnungsformaten wie ZUGFeRD (XML + PDF) gilt der strukturierte XML-Teil als führend. Weichen Inhalte zwischen XML und PDF voneinander ab, kann dies als zusätzliche (sonstige) Rechnung gewertet werden – mit entsprechendem § 14c-Risiko. Die Vorsteuer ist grundsätzlich aus dem strukturierten Teil zu ziehen.

3. Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer, Fahrausweise

Kleinbetragsrechnungen (unter 250 € Gesamtbetrag), Rechnungen von Kleinunternehmern und Fahrausweise im Personenbeförderungsbereich dürfen weiterhin als sonstige Rechnungen auf Papier ausgestellt werden. Diese unterliegen keiner E-Rechnungspflicht und bedürfen keiner Zustimmung des Empfängers.

Die Ausnahmeregelungen für Kleinunternehmer wurden gegenüber dem BMF-Schreiben von 2024 erweitert. Nach Anpassung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) durch das Jahressteuergesetz sind Kleinunternehmer nun ausdrücklich von der E-Rechnungspflicht ausgenommen und dürfen weiterhin sonstige Rechnungen stellen. Werden diese in einem anderen elektronischen Format übermittelt, ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich – sie kann auch konkludent erfolgen. Der freiwillige Versand von E-Rechnungen bleibt hingegen stets zustimmungsfrei.

4. Gutschriften und §17 UStG

Die E-Rechnungspflicht gilt auch für Gutschriften. Minderungen der Bemessungsgrundlage – etwa durch Skonti, Nachlässe aufgrund von Mängelrügen oder Rückgängigmachung einer Leistung – erfordern keine Rechnungsberichtigung.

Änderungen im Leistungsumfang oder -gehalt dagegen schon: Diese müssen durch eine Berichtigung der Leistungsbeschreibung mit eindeutigem Bezug auf die Ursprungrechnung (ggf. per Gutschrift) dokumentiert werden.

5. Dauerrechnungen

Bei Dauerschuldverhältnissen (z. B. Mietverträgen) genügt eine einmalige E-Rechnung für den ersten Abrechnungszeitraum, sofern der zugrunde liegende Vertrag als Anhang enthalten ist oder sich aus dem Inhalt eindeutig ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Ändern sich umsatzsteuerliche Pflichtangaben (z. B. bei einer Mieterhöhung), ist eine neue E-Rechnung erforderlich. Das Leistungsdatum bzw. der Leistungszeitraum muss als Feld im XML-Teil der Rechnung enthalten sein.

6. Aufbewahrung und GoBD

Für umsatzsteuerliche Zwecke ist mindestens der strukturierte XML-Teil einer E-Rechnung acht Jahre lang unverändert und in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren. Nach dem BMF-Schreiben liegt kein Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG oder § 14 Abs. 3 UStG vor, wenn E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems gespeichert werden – entscheidend ist, dass die Daten vollständig und unverändert erhalten bleiben (Rn. 60).

4. Fazit

Mit dem BMF-Schreiben 2025 zur E-Rechnungspflicht schafft das BMF mehr Klarheit und Rechtssicherheit für die Praxis – insbesondere bei Validierung, Fehlerklassifizierung und Prüfpflichten.

Unternehmen, die ihre Prozesse frühzeitig anpassen, vermeiden nicht nur steuerliche Risiken, sondern profitieren auch von effizienteren Abläufen und geringeren Verwaltungskosten.Damit wird die E-Rechnungspflicht endgültig zum Motor moderner, digital vernetzter Geschäftsprozesse.