Eingabemaske Neu

Eine Rechnung erstellen

1. Kopfdaten
2. Positionszeile
3. Summenzeile

Klicken Sie auf der Startseite 🠖 Rechnungserstellung
Damit kommen Sie auf die Eingabemaske der Rechnungserstellung.

1. Kopfdaten

1 – Dokumententyp auswählen
Unter Dokumententyp auswählen öffnet sich eine Dropdown-Auswahl mit verschiedenen Rechnungsarten:

• • Abschlagsrechnung 🠖 Teilrechnung für bereits erbrachte oder noch zu erbringende Leistungen, Zwischenabrechnung innerhalb eines Projektes oder Auftrags
• • Stornorechnung* 🠖 Aufheben einer bereits gestellten Rechnung, Betrag auf null korrigieren
• • Rechnungskorrektur* 🠖 ersetzt fehlerhafte Rechnung ganz oder teilweise (bspw. bei falschen Beträgen oder Angaben)
• • Ausgangsrechnung 🠖 vom Unternehmen an Kund: innen gestellte Rechnung über erbrachte Leistungen oder Ware.

2 – Partner auswählen
Unter Partner auswählen öffnet sich eine Dropdown-Auswahl mit Ihren bisher angelegten Partnern.

Mit dem Stift-Icon werden Sie auf das Partnerexposé des Partners weitergeleitet und können diesen bearbeiten.

3 – Rechnungsformat
Dropdown-Auswahl für verschiedene Rechnungsformate
Das Rechnungsformat bestimmt die Struktur und den Aufbau der elektronischen Rechnung.

Hinweis: Wir empfehlen als Rechnungsformat ZUGFeRD 2.4 Extended, ZUGFeRD EN16931, XRechnung 3.0 oder höher. Diese entsprechen der Norm 16931 und erfüllen damit alle gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. Mehr Informationen zu den Rechnungsformaten finden Sie hier(link)

XRechnung: öffnet ein Popup, in welchem Empfänger- und Absenderangaben eingetragen bzw. überprüft werden müssen.

ZUGFeRD-Rechnung: wird vom System automatisch mit den Angaben der Eingabemaske erstellt, ohne zusätzliche Angaben von Ihnen.

4 – Rechnungsnummer
Wird automatisch generiert, manuelle Anpassung über das Schloss-Icon möglich, Nummernkreis wird automatisch berücksichtigt

5 – Rechnungsdatum
Kalendertag, an dem eine Rechnung ausgestellt wurde
Standardmäßig aktuelles Datum, Änderung über Kalenderauswahl oder manuelle Eingabe

6 – Lieferdatum
Tag, an dem eine bestellte Ware an einen Kunden geliefert wurde.
Standardmäßig aktuelles Datum, Änderung über Kalenderauswahl oder manuelle Eingabe

7 – Leistungszeitraum von/ bis
Zeitraum der erbrachten Leistung oder Projektlaufzeit, Datum per Kalender oder manueller Eingabe erfassbar

8 – Ergänzende Rechnungsdaten
Eingabemaske für zusätzliche Angaben, welche auf der Rechnung aufgeführt werden sollen.
In den Einstellungen zur Rechnungserstellung(link) können Sie weitere allgemeine Rechnungsangaben festlegen.

9 – Steuerbefreiungsgründe
Popup mit vier Steuerbefreiungsgründen, welche Sie, wenn nötig, auswählen können.
Tragen Sie die USt.-ID des Rechnungsempfängers ein und klicken dann auf Senden.
(Ihre eigene USt-ID können Sie in den Einstellungen zur Rechnungserstellung unter Absenderangaben eingeben)

10 – Rechnungsvorlage
Dropdown-Auswahl aus deutscher oder englischer Vorlage, Position des Firmenlogos (rechts/ links) festlegbar

11 – Währung
Übernommen aus Grundeinstellungen (link), Dropdown-Auswahl möglich zwischen EUR (Euro), CHF (Schweizer Franken) und USD (US-Dollar)

12 – Fälligkeitsdatum
Datum bis wann die Zahlung erfolgen muss, anpassbar per Kalender oder manuell

13 – Skonto 1 und Skonto 2
Zwei Preisnachlässe für frühzeitige Zahlung definierbar
Skonto 1: höherer Nachlass bei sehr früher Zahlung
Skonto 2: reduzierter Nachlass bei späterer Zahlung

2. Positionszeile

Um Ihre Artikel und Dienstleistungen einzutragen, wählen Sie in der letzten Zeile zwischen Listenartikel (LA) und Freiartikel (FA), indem Sie zwischen Position und Menge auf das LA bzw. FA klicken.

Listenartikel:

Bei Listenartikeln (bestehende Artikeln) können Sie Artikel aus dem Artikelstamm auswählen, die davor hinzugefügt wurden. Oder Sie fügen einen neuen in der Rechnungserstellung hinzu.

Um einen bestehenden Artikel hinzuzufügen, klicken Sie im Feld „Artikelbezeichnung“ auf das Drei-Strich-Icon.

Es öffnet sich die Artikelliste, aus welcher Sie einen Ihrer Artikel auswählen können. Bestätigen Sie den ausgewählten Artikel mit Senden.

Durch den ausgewählten Artikel wurden alle Artikelfelder automatisch ausgefüllt.
Um die Menge zu ändern, können Sie einfach die Zahl anpassen, der Betrag passt sich automatisch an.

Um einen bestehenden Datensatz zu bearbeiten oder duplizieren, klicken Sie auf Artikelliste anzeigen. Dort haben Sie folgende Optionen:

• • Neuen Artikel anlegen 🠖 Eingabemaske für neuen Artikel
• • Datensatz bearbeiten 🠖 öffnet die Eingabemaske für den ausgewählten Datensatz, mit den bereits ausgefüllten Daten
• • Datensatz duplizieren 🠖 dupliziert den ausgewählten Datensatz

Freiartikel:

Wenn Sie einen Freiartikel erstellen wollen, füllen Sie die Felder manuell aus. Der Artikel ist nicht im Artikelstamm gelistet und wird auch nicht erfasst.

Neuen Artikel hinzufügen

Um einen neuen Artikel hinzuzufügen, klicken Sie auf das Plus-Icon neben Artikelnummer und füllen Sie die Felder aus. Klicken Sie auf Senden, wenn Sie fertig sind.

3. Summenzeile

Nachdem ein Artikel erfasst wurde, werden unterhalb der Positionszeile die „Summe der Positionen“ (ggfs. inkl. Rabatt), die „Rechnungssumme Netto“ exklusive Umsatzsteuer, die „zuzügliche Umsatzsteuer“ aufgeschlüsselt nach dem Umsatzsteuersatz, die „Summe der Umsatzsteuer“, sowie die „Rechnungssumme Brutto“, inklusive Umsatzsteuer aufgeschlüsselt.

Rabatt:

Um Rabatt auf eine Position (Artikel) zu gewährleisten, klicken Sie das Prozent-Icon in der Positionszeile an. Darunter öffnet sich nun eine Eingabemaske. Im ersten Feld können Sie den Betrag des Rabattes eingeben.

Sollten Sie einen Prozentbetrag nutzen, vergessen Sie nicht das Prozentzeichen „%“ zu verwenden. Rechts neben dem Betrag rechnet das System automatisch den geldlichen Betrag aus und zeigt ihn an.

Nutzen Sie einen Geldbetrag, tragen Sie einfach den gewünschten geldlichen Preisnachlass ein. Rechts neben dem Betrag rechnet das System automatisch den Prozentsatz aus und zeigt ihn an.

Wollen Sie Rabatt auf die gesamte Rechnung geben, klicken Sie auf das Prozent Icon „%“ in der „Summe der Positionen“-Zeile und darunter öffnet sich nun eine Eingabemaske. Im ersten Feld können Sie den Betrag des Rabattes eingeben.

Icons:

Rechts in der Artikelzeile, befinden sich vier Icons:

• • Prozent
  Rabatt hinzufügen oder aufheben auf den Artikel in der Zeile
• • Plus
  Neue Artikelzeile hinzufügen
• • Minus
  Letzte Artikelzeile entfernen (Nicht bei nur einer Zeile möglich)
• • Textfeld
  Freitextfür Artikelzeile hinzufügen oder entfernen