Einstellungen Rechnungserstellung NEU

1. Grundeinstellungen
2. Absenderangaben
3. Ergänzende Rechnungsangaben
4. Nummernkreise
5. Artikelstamm
   1. Neuen Artikel erstellen
6. Mahnlauf (nur Business-Edition)

Um Einstellungen für die Rechnungserstellung vorzunehmen:
Startseite 🠖 „Einstellungen“ 🠖 „Anwendung“ 🠖 „Rechnungserstellung“

1. Grundeinstellungen

Anpassungen der Angaben für Währung, Sprache, Datumsformat, Mehrwertsteuersatz und mehr.

Für die Darstellung des Rechnungsbetrags können Sie Trennzeichen und die Anzahl der Dezimalstellen definieren:
Standardmäßig werden Tausenderschritte mit einem Punkt gekennzeichnet.

Passen Sie den Mehrwertsteuersatz Ihres Unternehmens an, indem Sie manuell Ihren Satz eintragen oder die gängigen auswählen.

Sollte Ihr Unternehmen von der Umsatzsteuer befreit sein, können Sie unter „MwSt.-Befreiung“ einen Grund auswählen, wie die Kleinunternehmerregelung gemäß 19 UStG.

Zudem können Sie über eine Dropdownauswahl eine Standardvorlage für E-Mail-, Ausgangsrechnung-, Zahlungsbeleg- und Rechnungsformat festlegen.

Die „Standardkonditionen“ für die Zahlung können in Tagen angegeben werden.
Die Option „Sofort ohne Abzug“ ist dabei automatisch abgewählt und kann auf Wunsch angewählt werden.

Kopf- und Fußzeilen können einen standardisierten Text enthalten, welcher auf der fertigen Rechnung erscheinen. Die Kopfzeile befindet sich dabei über der Rechnungsposition, die Fußzeile darunter.

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2. Absenderangaben

Geben Sie Ihre allgemeinen Unternehmensdaten wie Anschrift und Kontaktdaten an, welche im Briefkopf erscheinen.
Soweit möglich sind die meisten Eingabefelder mit den von Ihnen eingegebenen Daten beim Kauf ausgefüllt. Diese können hier überschrieben oder nachgetragen werden.

Kontextmenü
Im Kontextmenü gibt es die Möglichkeit mit „Organisationsdaten laden“ die geänderten Angaben wieder zu ersetzen mit den Daten, welche Sie beim Kauf angegeben haben.

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3. Ergänzende Rechnungsangaben

Geben Sie hier die Daten an, welche im Rechnungsfuß aufgeführt werden sollen. Diese enthalten die Geschäftsleitung, Bankverbindung und Identifikationsangaben für Ihr Unternehmen.

Um abzuschließen speichern Sie.

4. Nummernkreise

Durch Nummernkreise den Aufbau von Kunden-, Artikel- und Rechnungsnummern definieren und anzeigen lassen.
Aufbau: Präfix / Stellenanzahl / Aktueller Zählerstand / Suffix

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5. Artikelstamm

Der Artikelstamm gibt Ihnen in einer Auflistung einen Überblick über Ihre bestehenden Artikel.

Fügen Sie neue Artikel hinzu(Link Artikel hinzufügen) oder verwalten Sie bestehende Artikel, auf welche Sie bei der Rechnungserstellung zugreifen können. Um eine Artikelzeile zu bearbeiten, klicken Sie diese doppelt an.

Kontextmenü:
• „Neuen Datensatz erfassen“, mit welchem Sie einen neuen Artikel hinzufügen können.
• „Datensätze filtern“ , mit welchem die Artikelliste mit verschieden Filtern gefiltert werden kann
• „Datensätze importieren“ , mit welchem Sie Stammdaten für Artikel im CSV-Format (link) hochladen können

Wenn Sie einen Datensatz anklicken, erweitert sich das Kontextmenü um:

• • „Datensatz bearbeiten“, mit welchem sich die Eingabemaske des Artikeldatensatzes öffnet und Sie diesen bearbeiten können
• • „Datensatz duplizieren“ , mit welchem der ausgewählte Datensatz verdoppelt wird
• • „Datensatz löschen“, mit welchem der ausgewählte Datensatz gelöscht wird

Neuen Artikel erstellen

Um einen neuen Artikel zu erstellen klicken Sie im Kontextmenü auf „Neuen Datensatz erfassen“. Daraufhin klappt eine Eingabemaske auf, in welcher Sie die Felder ausfüllen.

1 – Artikelnummer
Eindeutige interne Kennzeichnung des Artikels. Sie dient der Identifikation und wird für Suche, Buchhaltung, Auswertungen verwendet.

2 – GTIN (Global Trade Item Number)
Die Globale Artikelidentifikationsnnummer (z.B. Barcode). Sie ermöglicht die eindeutige Identifikation eines Artikels im nationalen und internationalen Handels.

3 – Artikelbezeichnung
Kurzbezeichnung des Artikels. Sie erscheint z.B. in Listen, Belegen, und Auswertungen.

4 – Artikelbeschreibung
Detaillierte Beschreibung des Artikel. Sie kann zusätzliche Informationen wie Eigenschaften oder Besonderheiten enthalten.

5 -Mengeneinheit
Dropdownmenü mit verschiedenen Mengeneinheiten. Gibt an in welcher Einheit der Artikel geführt und verkauft wird (z.B. Stück, Kilogramm, Liter)

6 – Verkaufspreis 1
Standardverkaufspreis des Artikels. Dieser Preis wird in der Regel automatisch auf Belegen verwendet.

7 – Verkaufspreis 2
Alternativer Verkaufspreis, z. B. für bestimmte Kundengruppen oder Sonderkonditionen.

8 – Verkaufspreis 3
Weitere Preisvariante, etwa für Aktionen oder individuelle Preisgestaltungen.

9 – Währung
Dropdownmenü mit verschiedenen Währungen. Legt fest, in welcher Währung die Verkaufspreise des Artikels angegeben sind.

10 – MwSt.-Satz
Dropdownmenü mit den gängigen MwSt.-Sätzen in Deutschland, Schweiz, Frankreich etc.Der für den Artikel gültige Mehrwertsteuersatz. Dieser wird bei der Preisberechnung und auf Rechnungen berücksichtigt.

Wenn Sie die Daten eingetragen haben, wählen Sie eine der unten stehenden Möglichkeiten, um den Eintrag abzuschließen:

• • Speichern und weiter
  Speichert den neuen Artikel ab und die Eingabemaske leert sich. Sie können den nächsten Artikel eintragen.
• • Abbrechen
  Die Eingabemaske schließt sich.
• • Speichern
  Einträge werden gespeichert.
• • Speichern und Abschließen
  Speichert den neuen Artikel ab und die Eingabemaske schließt sich.

Der Artikel wird nun in der Artikelliste aufgeführt.

6. Mahnlauf (nur Business-Edition)

Der Mahnlauf unterstützt Sie dabei, offene und überfällige Rechnungen im Blick zu behalten und daraus automatisch Mahnungen zu erzeugen.
Konfigurieren Sie die vier Mahnstufen individuell. Definieren Sie die Vorlagen, Gebühr, Fälligkeitstage und den Zinssatz je nach Mahnstufe.

In der Standard-E-Mail-Vorlage haben Sie das Platzhalterfeld „Individueller E-Mail-Text“. Dieses ist grau hinterlegt. Um dort etwas einzutragen, müssen Sie eine entsprechende E-Mail-Vorlage erstellen. Klicken Sie dazu bitte hier (link).

Die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum oder das neue Fälligkeitsdatum, auf welches sich die Mahnung bezieht, lassen sich festlegen, indem Sie das Kopftext- oder Fußtextfeld anklicken und anschließend „Auswahl Datenfelder“ wählen. So bestimmen Sie an welcher Stelle der Mahnung diese Angaben erscheinen.

Wenn Sie zusammen mit der Mahnung eine Archivkopie der Rechnung zu versenden möchten, setzen Sie einen Haken bei dem entsprechenden Feld.

Um abzuschließen, speichern Sie.