Die Digitalisierung endet nicht bei der E-Rechnung. Mit Order-X wird bereits der Schritt davor – die elektronische Bestellung – standardisiert und digitalisiert. Unternehmen, die ihre Prozesse durchgängig digital gestalten möchten, schließen damit eine entscheidende Lücke in ihrer Supply Chain.

1. Was ist Order-X ?
2. Wie funktioniert Order-X ?
3. Die verschiedenen Profile
4. Welche Vorteile bietet Order-X ?
5. Fazit

1. Was ist Order-X ?

Order-X ist ein standardisiertes Format für elektronische Bestellungen. Es bildet den logischen Schritt vor der Rechnungserstellung und ermöglicht eine strukturierte, digitale Übermittlung von Bestelldaten zwischen Geschäftspartnern.

Das Format umfasst unter anderem:

• • Bestellnummer
• • Artikelnummer
• • Menge
• • Preis
• • Liefertermin
• • Projektnummer
• • Kostenstelle

Ziel ist eine schnelle, automatisierte und fehlerfreie Verarbeitung von Bestellvorgängen – ohne Medienbrüche oder manuelle Datenerfassung.

Order-X wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gemeinsam mit dem Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques entwickelt.
Technische Grundlage ist das UN/CEFACT Supply Chain Reference Data Model – also dieselbe Basis, auf der auch das ZUGFeRD-Rechnungsformat aufbaut.

Damit fügt sich Order-X nahtlos in bestehende E-Rechnungsprozesse ein.

2. Wie funktioniert Order-X ?

Order-X nutzt – wie ZUGFeRD – ein hybrides Format:

• • PDF-Datei → menschenlesbar
• • Eingebettete XML-Daten → maschinenlesbar

Das bedeutet:
Menschen können die Bestellung visuell prüfen, während Systeme die strukturierten XML-Daten automatisiert weiterverarbeiten.

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist dieses hybride Modell attraktiv. Es verbindet die gewohnte Sichtkontrolle eines PDFs mit den Vorteilen einer vollautomatisierten Verarbeitung.

Order-X bildet verschiedene Schritte im Bestellprozess ab:
Im Order-X-Format lassen sich drei unterschiedliche Typen von Vorgangsmeldungen erzeugen, mit denen der gesamte Bestellprozess abgebildet werden kann:

• • Order → Erstbestellung vom Käufer an den Lieferanten
• • Order Response → Auftragsänderung (z.B. Ablehnung oder Änderung des Auftrags) durch den Lieferanten
• • Order Change → abschließende Bestelländerung durch den Käufer

3. Die verschiedenen Profile

Analog zu ZUGFeRD gibt es auch beim Order-X Format unterschiedliche Profile:

Basic
Bildet einfache Lieferketten ab und eignet sich für einmaligen Lieferprozesse.

Comfort
Erweiterung des Basic- Profils. Ermöglicht mehrere Lieferungen mit abweichenden oder zusätzlichen Informationen.

Extended
Für komplexere Logistikabläufe, z.B. verschiedene Produkte mit unterschiedlichen Lagerbedingungen oder mehreren Abhol- und Lieferorten.

Durch die verschiedenen Profile lässt sich Order-X flexibel an die Anforderungen unterschiedlicher Unternehmensgrößen und Prozesskomplexitäten anpassen.

4. Welche Vorteile bietet Order-X ?

1. Durchgängiges Digitalisierung
Unternehmer digitalisieren nicht nur den Rechnungs-, sondern auch den gesamten Beschaffungsprozess.

2. Weniger manueller Aufwand
Manuelle Datenerfassung entfällt. Das reduziert Bearbeitungszeit, Fehlerquellen und Kosten.

3. Standardisierung europäischer Lösung
Order-X erfüllt nationale und internationale Standardisierungsanforderungen und eignet sich somit auch für grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen.

4. Synergie mit ZUGFeRD
Da Order-X auf derselben technischen Grundlage basiert, entstehen Synergieeffekte bei Unternehmen, die bereits ZUGFeRD einsetzen. Lieferanten können einfacher angebunden werden, da bekannte Strukturen weiterverwendet werden.

5. Verbesserte Liefergenauigkeit
Strukturierte Bestelldaten ermöglichen eine präzisere Verfolgung von Aufträgen und eine verlässlichere Terminplanung.

6. Einfache Integration
Durch den standardisierten Aufbau lässt sich Order-X unkompliziert in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme integrieren.

5. Fazit

Während die E-Rechnung mittlerweile vielerorts verpflichtend wird, rückt die vorgelagerte Bestellung zunehmend in den Fokus. Order-X ermöglicht eine durchgängige, standardisierte und automatisierte Bestellabwicklung – vom Auftrag bis zur Rechnung.
Unternehmen, die ihre Prozesse langfristig effizient, transparent und zukunftssicher gestalten möchten, sollten daher nicht nur die Rechnung, sondern die gesamte Supply Chain digital denken.
Damit schließt Order-X eine entscheidende Lücke in der digitalen Prozesskette. Denn erst wenn Bestellungen strukturiert und maschinenlesbar übermittelt werden, können nachgelagerte Prozesse wie Auftragsbestätigung, Lieferung, Rechnung und Buchung vollständig automatisiert ineinandergreifen.
Durch die einheitliche Standardisierung auf Basis des UN/CEFACT-Modells und die Nähe zu ZUGFeRD entsteht zudem eine hohe Zukunftssicherheit. Unternehmen profitieren von einer europaweit abgestimmten Lösung, die sowohl für einfache als auch für komplexe Lieferketten geeignet ist.
Wer seine Prozesse langfristig effizient, transparent und skalierbar gestalten möchte, sollte daher nicht nur die Rechnung digitalisieren, sondern die gesamte Supply Chain strategisch betrachten. Order-X ist dabei kein isoliertes Format, sondern ein Baustein für eine durchgängige, moderne und integrierte Dokumentenlandschaft.