DATEV Rechnungsdatenservice 1 KATAG

1. DATEV Rechnungsdatenservice 1 für KATAG Fibu Connect Überblick
2. DATEV Rechnungsdatenservice 1 KATAG Fibu Connect einrichten
3. DATEV Rechnungsdatenservice 1 KATAG Fibu Connect nutzen
4. DATEV Rechnungsdatenservice 1 KATAG Fibu Connect DATEV-Support

1. Überblick

Mit dem DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 können Sie Rechnungsdaten, optional auch Kontierungsdaten und Belegbilder, direkt aus KATAG ZROnline in DATEV Unternehmen Online übertragen. Dort können Sie die Belege wie gewohnt weiterverarbeiten.

Bevor Sie den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 nutzen können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• • Freischaltung durch DATEV: Der Rechnungsdatenservice 1.0 muss für Ihren Mandanten eingerichtet und freigeschaltet sein. Weitere Informationen finden Sie im DATEV-Hilfecentrum: https://www.datev.de/web/de/berufsgruppenuebergreifend/mydatev/datenservices/rechnungsdatenservice-1_0-einrichten
• • DATEV-Zugangsmedium: Sie verfügen über ein gültiges Zugangsmedium (DATEV SmartLogin oder DATEV mIDentity-Stick).
• • Freischaltung durch KATAG: Sie müssen das Produkt RDS-Link für VALI-E auf www.vali-e.de/ buchen. Dies ist ein Add-on für VALI-E FIBUConnect. Nach dem Kauf ist der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 nach wenigen Minuten in Ihrem KATAG ZROnline System verfügbar.

2. DATEV Rechnungsdatenservice 1 einrichten

Nach der Freischaltung sind die Einstellungsseiten für Sie freigegeben. Navigieren Sie zu:
Einstellungen → Anwendung → Belegkontierung → Grundeinstellungen

2.1. Grundeinstellungen

Nehmen Sie in den Grundeinstellungen folgende Konfigurationen vor:

Finanzbuchhaltung-Schnittstelle
Wählen Sie die gewünschte Schnittstelle aus – in diesem Fall den DATEV Buchungsdatenservice. Die Einstellung um den Rechnungsdatenservice zu nutzen erfolgt an anderer Stelle. Siehe 3.1. Workflow-Einstellungen.

Standardkontenrahmen< Wählen Sie Ihren Standardkontenrahmen aus. Standardmäßig sind SKR 03 und SKR 04 angelegt. Wenn Sie eigene Sachkonten verwenden, können Sie diese unter Sachkonten jederzeit einpflegen. Sachkontenlänge
Geben Sie die Sachkontenlänge ein, die Sie bei DATEV nutzen.

Beginn des Wirtschaftsjahrs
Tragen Sie den Beginn Ihres Wirtschaftsjahrs ein.

Steuertyp-Einstellungen
Die Felder Steuertypeinnahmen und Steuertypausgaben legen fest, wie Steuern angegeben werden. Sie haben folgende Optionen:

• • Steuerschlüssel
• • Kombination aus Steuerschlüssel und Automatikkonten
• • Steuerkonten
• • Kombination aus Steuerkonten und Automatikkonten

Diese Einstellung muss jeweils separat für die Einnahmenseite und die Ausgabenseite vorgenommen werden.

Debitor & Kreditor
In den Feldern Debitor und Kreditor legen Sie fest, für welche Partnertypen automatische Personenkontennummern vergeben werden sollen.
Voraussetzung: Um diese Option zu nutzen, müssen Sie zunächst unter Belegkontierung → Nummernkreise einen Nummernkreis für Debitor bzw. Kreditor festlegen.

Verhalten bei Ausgangsrechnungen mit abweichendem Wirtschaftsjahr
Wenn Rechnungen ein Wirtschaftsjahr überschreiten, stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• • Leistungsdatum beibehalten
• • Leistungsdatum nicht setzen
• • Belegdatum als Leistungsdatum setzen
• • Leistungsdatum als Belegdatum setzen

Organisationseinheit im Stapelnamen anzeigen
Sie können festlegen, ob die Organisationseinheit im Stapelnamen angezeigt werden soll.

Belegversand – automatisch kontieren
Wenn diese Option aktiviert ist, wird beim Versand von Belegen automatisch ein Kontierungsvorschlag erstellt und direkt festgeschrieben. Der Kontierungsvorschlag kann jedoch nachträglich noch geändert werden.

2.2. FIBU-Konfiguration DATEV Rechnungsdatenservice

Nachdem Sie die Grundeinstellungen abgeschlossen haben, wechseln Sie in den Reiter FIBU-Konfiguration.

Wenn Sie den Rechnungsdatenservice ausgewählt haben, müssen hier die Verbindungsdaten hinterlegt werden:

Pflichtfelder:

• • Beraternummer
• • Mandantennummer

Diese Angaben sind erforderlich, um eine Verbindung mit DATEV herstellen zu können.

Belegbilder übertragen
Legt fest, ob Dokumente (Belegbilder) online an DATEV übertragen werden sollen. Diese sind dann in DATEV Unternehmen Online ebenfalls zu finden.

Standardmandant
Legt fest, ob der aktuell aufgerufene Mandant als Standardmandant hinterlegt werden soll.

Verbindung mit DATEV herstellen
Über diese Seite kann auch generell eine Verbindung mit DATEV hergestellt werden. Wie das im Detail funktioniert, wird unter Kapitel 3.2 erläutert.

2.3. Sachkonten definieren

Nachdem Sie die FIBU-Konfiguration abgeschlossen haben, können Sie im nächsten Schritt Ihre Sachkonten definieren.

Der Bereich Sachkonten gliedert sich in zwei Reiter: SKR 03 / SKR 04 zeigt den vollständigen Kontenrahmen. Aktive Sachkonten zeigt die Sachkonten, die in der Verarbeitung zur Verfügung stehen.

Aktive Sachkonten übernehmen
Um Sachkonten aus dem Kontenrahmen in die aktiven Sachkonten zu übertragen, wählen Sie die gewünschten Konten im SKR 03/04 aus:

• • Einzelne Auswahl: Einfacher Klick auf das gewünschte Konto
• • Bereichsauswahl: Erstes Konto anklicken, dann mit gehaltener Umschalttaste letztes Konto anklicken
• • Mehrfachauswahl: Einzelne Konten mit gehaltener Strg-Taste hinzufügen

Übertragen Sie die ausgewählten Konten anschließend über den Button „Datensatz übernehmen“ in die aktiven Sachkonten.

Benutzerdefinierte Sachkonten erfassen
Sie haben auch die Möglichkeit, eigene Sachkonten anzulegen. Klicken Sie dazu auf „Neuen Datensatz erfassen“ und füllen Sie die erforderlichen Felder aus.

• • Sachkontennummer
• • Art (z. B. Einnahme, Ausgabe)
• • Unterart (z. B. Vorsteuer oder Umsatzsteuer)
• • Bezeichnung
• • Verhalten bei der Kontierung – Hier können Sie festlegen, dass bei bestimmten Voraussetzungen automatisch dieses Konto vorgeschlagen wird (z. B. wird bei Ausgangsrechnungen mit 19 % Umsatzsteuer automatisch das entsprechende Konto vorgeschlagen)
• • Automatischer Zustand – Beim Anlegen eines benutzerdefinierten Sachkontos können Sie zusätzlich den automatischen Zustand festlegen. Damit bestimmen Sie, ob das Konto als Automatikkonto behandelt wird und wie DATEV damit verfährt. Die Verfügbare Optionen sind Automatisch Vorsteuer sowie Automatisch Mehrwertsteuer
• • Darüber hinaus können Sie eine Beschreibung eingeben, um weitere Informationen zum Sachkonto zu hinterlegen.

Weitere Funktionen im Kontextmenü
Datensätze filtern: Suche nach einzelnen Sachkonten oder Filterung nach vorgefertigten Bereichen.

Aktives Sachkonto bearbeiten
Um ein bereits angelegtes aktives Sachkonto zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf den entsprechenden Eintrag. Daraufhin öffnet sich auf der rechten Seite die Bearbeitungsansicht des Sachkontos.

Import & Export von Sachkonten
Statt Sachkonten einzeln anzulegen, haben Sie die Möglichkeit, Sachkonten gesammelt per CSV-Import zu übertragen. Ebenso können Sie Ihre bestehenden Sachkonten als CSV-Datei exportieren, z. B. zur Sicherung oder Weiterverarbeitung.

Sachkonto löschen
Um einen Datensatz zu löschen:

• 1. Gewünschten Datensatz anklicken
• 2. Auf ‚Datensatz löschen‘ klicken

2.4. Personenkonten

Unter Personenkonten finden Sie eine Übersicht Ihrer angelegten Kreditoren und Debitoren. Hier können Sie Kreditoren- und Debitorennummern erfassen, importieren und exportieren.

Import von Personenkonten

Import-Typ	Verwendung
Kontenimport	Nur Konten importieren, ohne Verknüpfung zu einem Partner
Partnerimport	Kompletten Datensatz importieren – Partner inklusive Kreditoren- und/oder Debitorennummer

Ein Export der Konten ist ebenfalls möglich.

Neuen Datensatz erfassen

• • Personenkonto-Nummer eingeben
• • Art auswählen: Kreditor oder Debitor
• • Beschreibung eingeben
• • Partner aus der Liste auswählen, oder wenn der gewünschte Partner noch nicht existiert, klicken Sie auf das Plus-Symbol neben dem Partnerfeld. Es öffnet sich ein verkürztes Anlageformular. Der Partner kann später im Partnermanagement beliebig ergänzt werden.
• • Zugewiesene Partner – Im unteren rechten Bereich werden die zugewiesenen Partner angezeigt. Folgende Zuordnungen sind möglich:
• ∘ Mehrere Partner können einer Kreditoren- oder Debitorennummer zugewiesen werden (z. B. für Sammelkonten)
• ∘ Mehrere Kreditoren können einem Partner zugewiesen werden – bei der Buchung wählen Sie dann die gewünschte Nummer aus

Statusanzeige in der Tabelle
In der Tabellenspalte ‚Zugewiesen‘ wird der Zuordnungsstatus farblich angezeigt:

Symbol	Bedeutung
Grüner Punkt	Genau ein Partner zugewiesen
Blauer Punkt	Mehrere Partner zugewiesen
kein Punkt	Kein Partner zugewiesen

Sortierung & Filterung

• • Sortieren: Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Tabelle zu sortieren
• • Filtern: Klicken Sie auf ‚Datensätze filtern‘ – es öffnet sich rechts ein Filterbereich mit individuellen Filteroptionen (z. B. nach Nummer oder Beschreibung)
• • Vorgefertigte Filter: Für eine schnelle Unterscheidung zwischen Kreditoren und Debitoren stehen vorgefertigte Filteroptionen zur Verfügung

2.5. Nummernkreise

Im Reiter Nummernkreise legen Sie die automatischen Nummernkreise für Personenkonten fest. Es gibt jeweils einen Nummernkreis für Debitoren und einen für Kreditoren.

Jeder Nummernkreis besteht aus den Feldern: Anzahl der Stellen, Aktueller Zählerstand und Vorschau der nächsten generierten Nummer. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit „Speichern“.

2.6. Steuerfälle

Der Reiter Steuerfälle ist die letzte Einstellung unter Belegkontierung. Hier können Sie DATEV-Steuerschlüssel hinterlegen.

Für jeden Steuerfall können folgende Felder konfiguriert werden: Schlüssel, Prozent, Beschreibung, Berechnung (von Hundert oder auf Hundert) sowie den Gültigkeitszeitraum (von / bis).

Zusätzlich können Sie ein Verhalten bei der Kontierung festlegen. Damit wird der entsprechende Steuerschlüssel bei einer Buchung automatisch gezogen, sobald die definierten Voraussetzungen erfüllt sind.

Beispiel: Wird eine Buchung mit Erlösen und 19 % Umsatzsteuer erstellt, wird automatisch der passende Steuerschlüssel vorgeschlagen.

3. DATEV Rechnungsdatenservice 1 nutzen

3.1. Workfloweinstellungen

Um den Rechnungsdatenservice zu nutzen, navigieren Sie zunächst zu den Workflow-Einstellungen:
Einstellungen → Anwendung → Rechnungsworkflow → Workfloweinstellungen

Hier sehen Sie eine Übersicht Ihrer vorhandenen Dokumententypen, die in der Eingangsrechnungsverarbeitung genutzt werden (z. B. Warenrechnung, Warengutschrift, Kostenrechnung, Kostengutschrift). Für jeden Dokumententyp können Sie einzeln festlegen, was nach Abschluss des Workflows mit den Daten geschehen soll.

Wählen Sie im Dropdown „Datenerzeugung nach Workflowabschluss“ den Eintrag Rechnungsdaten nutzen aus, um den DATEV Rechnungsdatenservice für diesen Dokumententyp zu aktivieren. Wiederholen Sie dies für alle gewünschten Dokumententypen.

Die weiteren Optionen auf dieser Seite sind für den Rechnungsdatenservice nicht relevant. Zur Vollständigkeit eine kurze Erläuterung:

• • EDI-Nachricht erstellen: Erstellt eine Invoice-Datei für die EDI-Weiterverarbeitung, die anschließend per E-Mail aus dem System versendet werden kann.
• • Dunkelverarbeitung aktivieren: Alle Workflow-Vorgänge landen automatisch im letzten Schritt und können dort gesammelt abgeschlossen werden.
• • Freigabe überspringen: In der Workflow-Maske ist die Option „Freigabe überspringen“ standardmäßig angehakt.

3.2. Rechnungen übertragen

Nachdem Sie die Einstellungen für alle gewünschten Dokumententypen vorgenommen haben, werden Dokumente nach dem Abschluss des Workflows automatisch in den Datenstapeln für Rechnungsdaten gesammelt.

Hinweis: Der Workflow selbst ist konfigurierbar. In der FIBUconnect-Workflowverarbeitung von KATAG durchlaufen Vorgänge typischerweise die Schritte Vorkontieren und Freigabe. Nach dem Abschluss stehen die Daten für die Rechnungsdatenübertragung bereit.

Rechnungsdaten-Übersicht aufrufen
Klicken Sie auf der Startseite auf die Kachel Rechnungsdaten.

Es öffnet sich eine Übersicht aller Ihnen zur Verfügung stehenden Rechnungsdaten-Dokumententypen. Jede Kachel zeigt:

• • Warten auf Übertragung: Anzahl der Belege, die zur Übertragung bereitstehen
• • Letzte Übertragung: Datum und Uhrzeit der letzten Übertragung
• • Neu seit letzter Übertragung: Anzahl der neu hinzugekommenen Belege
• • Fehler: Sofern vorhanden, werden fehlgeschlagene Übertragungen ebenfalls angezeigt

Übertragungskorb öffnen
Klicken Sie auf eine Kachel, um eine Übersicht des jeweiligen Dokumententyps zu öffnen. Dort finden Sie:

• • Reiter je Dokumententyp (z. B. Kostenrechnungen, Warenrechnungen, hier können Sie in die Übersicht anderer Dokumententypen wechseln)
• • DATEV Verbindungsstatus: Herstellen oder prüfen der Verbindung zu DATEV
• • Alle Rechnungen übertragen: Überträgt alle Belege im aktuellen Reiter
• • Markierte Rechnungen übertragen: Überträgt nur ausgewählte Belege
• • Filter: Einschränkung der Ansicht nach Erstellungsdatum, Übertragungsstatus, Organisationseinheit, Belegnummer, externer Belegnummer, Belegdatum, Auftragsnummer oder Referenzbelegnummer

Standardmäßig sind die Statusfilter „Warten auf Übertragung“, „Übertragung läuft“ und „Übertragung fehlgeschlagen“ ausgewählt. „Übertragung erfolgreich“ ist nicht vorausgewählt, um eine übersichtliche Liste zu gewährleisten.

Verbindung mit DATEV herstellen
Klicken Sie auf DATEV Verbindungsstatus und anschließend auf Mit DATEV verbinden. Es öffnet sich eine neue Seite, auf der Sie sich mit Ihrem DATEV-Authentifizierungsmedium anmelden – entweder per DATEV SmartLogin (QR-Code) oder mit einem mIDentity-Stick. Nach erfolgreicher Anmeldung wählen Sie den gewünschten Mandanten aus.

Übertragung starten
Wählen Sie die gewünschten Belege aus und klicken Sie auf Markierte Rechnungen übertragen oder Alle Rechnungen übertragen. Den Fortschritt können Sie über das Symbol oben rechts verfolgen:

Gelb – Übertragung läuft

Grün – Übertragung erfolgreich abgeschlossen

Rot – Fehler bei der Übertragung

3.3. Übertragungsstatus und Fehlerbehandlung

Die Rechnungsdaten-Übersicht ist gleichzeitig die Historie aller Übertragungen. Über den Übertragungsstatus-Filter können Sie jederzeit auch erfolgreich übertragene Belege einsehen.

Fehlgeschlagene Übertragungen
Belege mit dem Status „Übertragung fehlgeschlagen“ werden in der Tabelle entsprechend markiert. Sie haben folgende Möglichkeiten:

• • Beleg markieren und oben auf Protokoll anzeigen klicken, um die Fehlermeldung einzusehen
• • Die Übertragung erneut anstoßen
• • Beleg markieren und Übertragung zurücksetzen im Kontextmenü wählen – der Beleg wird dann erneut im Workflow gestartet

Hinweis: Das Zurücksetzen ist z. B. hilfreich, wenn eine Übertragung aufgrund unzulässiger Sonderzeichen in der Rechnungsnummer fehlschlägt.

Detailansicht eines Belegs
Öffnen Sie die Detailansicht über einen Doppelklick auf einen Beleg oder über Kontextmenü → Details anzeigen. Die Detailansicht zeigt:

• • Links: das Belegbild mit Rechnungsnummer, Datum und Übertragungsstatus
• • Protokoll: alle Verarbeitungsschritte der Übertragung inklusive des DATEV-Verarbeitungsprotokolls

• • Informationen: wichtige Metadaten des Dokuments sowie, sofern konfiguriert, den Buchungsvorschlag (Sollkonto, Habenkonto, Betrag, Steuerschlüssel usw.)

• • DATEV Rechnungsdatenservice: Übertragungsdetails wie Versandzeitpunkt, Benutzer, DATEV Mandant, DATEV Berater, Job-ID und DXSO Job Status. Von hier aus können Sie außerdem die versendete XML-Datei und das Protokoll einsehen.

Hinweis: Die Übertragung gilt nur dann als erfolgreich, wenn DATEV eine positive Rückmeldung zurückgibt.

4. Support

Bei Fragen oder Problemen zur Nutzung des DATEV Rechnungsdatenservice 1 wenden Sie sich bitte an den KATAG ZROnline Support.

Alle Hilfsdokumente und Anleitungen zur Einrichtung auf DATEV-Seite finden Sie hier:
https://www.datev.de/web/de/berufsgruppenuebergreifend/mydatev/datenservices