Die Erstellung und der Erhalt von Rechnungen gehören wohl seit jeher für Unternehmer zum Tagesgeschäft. Aber natürlich macht der Fortschritt auch hier nicht halt: Rechnungen werden heute zunehmend auf elektronischem Weg übermittelt. Doch was genau ist eigentlich eine „elektronische Rechnung“? Wir erklären Euch, was dahintersteckt!

1. Was ist eine „elektronische Rechnung“?
2. ZUGFeRD
3. XRechnung
4. Rechtliche Rahmenbedingungen der E-Rechnung
5. E-Rechnung vs. Papierrechnung
6. Gesetzliche Anforderungen an die elektronische Rechnung
7. Elektronischer Rechnungsversand
8. E-Rechnung prüfen und buchen
9. So erstellst du eine elektronische Rechnung

1. Was ist eine „elektronische Rechnung“?
Hinter dem Begriff „elektronische Rechnung“, kurz „E-Rechnung“, verbirgt sich viel mehr, als etwa eine einfach eingescannte Rechnungsvorlage. Der Oberbegriff E-Rechnung bezeichnet nämlich eine Rechnung, deren Inhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz (z.B. in den Formaten XML, CSV oder Edifact) dargestellt werden. Auf diese Weise können die enthaltenen Informationen elektronisch übermittelt, empfangen und automatisiert ohne Medienbruch weiterverarbeitet werden.

Für die elektronische Rechnungsstellung existieren verschiedene Standards, wie z.B. ZUGFeRD / Factur-X oder XRechnung, die wir Euch nachfolgend etwas genauer vorstellen möchten.

2. ZUGFeRD
Der Name ZUGFeRD ist ein Akronym und steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und bezeichnet ein Einheitsformat für E-Rechnungen. Bei Rechnungen im ZUGFeRD-Format handelt es sich um sogenannte hybride Datenformate, die sowohl strukturierte, maschinenlesbare Daten, als auch eine visuelle, für Menschen lesbare Darstellung der Rechnung umfassen. Die visuelle Darstellung erfolgt im Format PDF/A-3. Diesem werden die maschinenlesbaren Daten im XML-Format als Anhang beigefügt. Das PDF dient also quasi als Container sowohl für das Sichtformat, als auch die XML-Daten. Das französische offene Rechnungsformat Factur-X ist übrigens mit dem deutschen ZUGFeRD-Standard identisch.

Der große Vorteil des ZUGFeRD-Formats besteht darin, dass es überall einsetzbar ist – sowohl für die öffentliche Verwaltung als auch für alle Unternehmen in der freien Wirtschaft. Sogar für internationale Geschäftsbeziehungen kann ZUGFeRD verwendet werden: Das Format ist nämlich nicht nur innerhalb der EU, sondern weltweit kompatibel!

3. XRechnung
XRechnung ist ein Standard, der vor allem für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern wie z.B. Bundesbehörden, Kommunen, Krankenhäusern, Gerichten usw. eingesetzt und verlangt wird. Im Unterschied zu ZUGFeRD oder Factur-X ist XRechnung jedoch ein semantisches Datenmodell, das aus einer reinen XML-Struktur besteht. Eine Rechnung im Format XRechnung ist also nur für Computer lesbar; anders als bei ZUGFeRD-Rechnungen enthalten XRechnungen keine visuelle Darstellung.

In einigen Bundesländern sowie auf Bundesebene gilt für Auftragnehmer seit dem 27.11.2020 die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung. Dabei muss der Standard XRechnung in der jeweils gültigen aktuellen Version verwendet werden. Allerdings kann auch auf einen anderen Standard (z.B. ZUGFeRD 2.1.1 Profil XRechnung ohne Sichtformat PDF, als rein strukturierte XML-Datei) zurückgegriffen werden, sofern die Anforderungen der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes und die Nutzungsbedingungen der entsprechenden Rechnungseingangsplattform des Bundes erfüllt werden. Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000,- Euro (Auftragswert) gestellt werden, sind von dieser Regelung ausgenommen.

4. Rechtliche Rahmenbedingungen der E-Rechnung
Damit eine elektronische Rechnung beispielsweise vom Finanzamt akzeptiert wird, müssen bei der Erstellung einige rechtliche Vorgaben erfüllt werden.

In § 14 UStG ist festgelegt, dass elektronische Rechnungen und Rechnungen auf Papier in umsatzsteuerlicher Hinsicht gleichgestellt sind. Darüber hinaus definiert dieser Paragraph auch, wann eine elektronische Rechnung als solche gilt und welche Formate eingehalten werden müssen, um die Echtheit der E-Rechnung zu gewährleisten. So müssen bei einer elektronischen Rechnung zum Beispiel genau wie bei der Papierrechnung die „Unversehrtheit des Inhalts“ und die Lesbarkeit des Dokuments gewährleistet sein.

Die Zustellung der elektronischen Rechnung kann als E-Mail, De-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server oder als Web-Download erfolgen.

Übrigens muss der Rechnungsempfänger mit der elektronischen Rechnungsstellung einverstanden sein. Wenn also stattdessen auf eine „klassische“ Papierrechnung bestanden wird, dann muss bei der Rechnungstellung Rücksicht darauf genommen werden. Das klingt jetzt allerdings etwas komplizierter, als es ist: Keine Sorge, es besteht keine Verpflichtung, vorab schriftlich um Einverständnis zu bitten. Sofern der Kunde eine elektronische Rechnung annimmt und bezahlt, gilt dies als Zustimmung.

5. E-Rechnung vs. Papierrechnung
Gerade in Zeiten des immer populärer werdenden „papierfreien Büros“ oder angesichts der zunehmenden Verlagerung von Arbeit ins Homeoffice gibt es viele gute Gründe, die für eine papierlose Rechnungsstellung sprechen.

Zu den vielen Vorteilen der E-Rechnung gehört, dass…
…alle gängigen Kosten einer Papierrechnung (z.B. für Papier, Tinte, Briefumschläge, Porto, Ablageordner) entfallen.
…du die Zeit für das Drucken, Einkuvertieren und den Transport zur Post sparst.
…das Einscannen entfällt, da die Daten ja bereits in elektronischer Form vorliegen.
…alle Daten jederzeit elektronisch einsehbar sind.
…die Verpflichtung zur elektronischen Signatur entfällt.
…du dir den Platz für das Archiv sparst, da du elektronische Rechnungen digital archivieren kannst.

Darüber hinaus tragen elektronische Rechnungsprozesse dazu bei, die Umwelt zu schonen, IT-gestützte Prozessabläufe im Unternehmen zu optimieren, Rechnungen schneller zu bearbeiten, Fehler zu reduzieren und und und…

Um all das zu gewährleisten, muss natürlich sichergestellt sein, dass der elektronische Ablauf reibungslos und ohne Probleme funktioniert. Zudem gilt es zu beachten, dass E-Rechnungen die gleichen Pflichtbestandteile enthalten müssen, wie Papierrechnungen. Auch die Bedingungen, die § 14 UStG bzgl. Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit usw. an eine (elektronische) Rechnung stellt, müssen erfüllt werden. Schließlich muss sichergestellt werden, dass die gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung erfüllt werden und die Daten volle 10 Jahre über lesbar bleiben.

6. Gesetzliche Anforderungen an die elektronische Rechnung
Da die elektronische Rechnung der Papierrechnung per Gesetz gleichgestellt ist, muss sie natürlich auch die gleichen Voraussetzungen erfüllen, wie eine papiergebundene Rechnung.

Die notwendige Zustimmung des Rechnungsempfängers wurde weiter oben bereits erwähnt. Im Gesetz heißt es dazu: „Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln.“ Sofern der Kunde die Rechnung jedoch bezahlt, ohne Widerspruch einzulegen, gilt diese Voraussetzung als erfüllt: Der Empfänger hat damit stillschweigend seine Zustimmung erteilt und die elektronische Rechnung akzeptiert.

Natürlich muss eine elektronische Rechnung die gleichen gesetzlich festgelegten Pflichtangaben aufweisen, wie eine Rechnung auf Papier. Diese sind in § 14(4) UStG festgelegt und beinhalten die vollständigen Namen und Adressen von Absender und Empfänger, die Steuernummer, das Datum der Rechnungsstellung, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge, Art und Zeitpunkt der Lieferung, Steuersätze oder Steuerbefreiung usw.

Um gewährleisten zu können, dass die Übermittlung ihrer elektronischen Dokumente auf sicherem Wege erfolgt, greifen viele Unternehmen auf das sogenannte EDI-Verfahren zurück. Dabei muss natürlich sichergestellt werden, dass die entsprechenden Systeme von Sender und Empfänger miteinander kompatibel sind. Die gesetzlichen Vorgaben hierzu sind unter § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG zu finden

Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die sogenannte „Unversehrtheit des Inhalts“, d.h. es muss sichergestellt werden, dass der Inhalt der elektronischen Rechnung nicht geändert oder gelöscht werden kann: „Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden.“ Parallel mit dem „Nachweis der Herkunft“ (auch „Echtheit der Herkunft“), der dann gewährleistet ist, wenn der Rechnungssteller anhand der auf der Rechnung enthaltenen Angaben zu Namen und Adresse einwandfrei identifiziert werden kann, ist dadurch sichergestellt, dass die elektronische Rechnung über den gleichen Stellenwert verfügt, wie eine Rechnung in Papierform.

Für E-Rechnungen gilt genau wie für Papierrechnungen nach § 14b Abs. 1 UStG eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Während dieser Zeit muss es dem Finanzamt jederzeit möglich sein, die Rechnung zu prüfen. Um dies sicher zu gewährleisten, musst du die E-Rechnung elektronisch archivieren. Die Rechnung einfach auszudrucken und abzuheften, ist nicht zulässig; eine elektronische Rechnung muss in der gleichen Form aufbewahrt werden, in der sie ausgestellt, bzw. empfangen wurde.

Während der 10 Jahre währenden Aufbewahrungsfrist muss darüber hinaus sichergestellt werden, dass die elektronische Rechnung den gesamten Zeitraum über lesbar bleibt. Inwiefern die Lesbarkeit gewährleistet wird, überlässt das Gesetz den Unternehmern: „Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden“.

7. Elektronischer Rechnungsversand
Das Versenden elektronischer Rechnungen geht ganz einfach und ist im Vergleich zum Versenden von Papierrechnungen, die erst aufwendig kuvertiert und frankiert werden müssen, bevor sie auf den Postweg gehen können, enorm zeitsparend. Die Zustellung ist auf unterschiedlichen Wegen möglich: Per E-Mail, PC-Fax, De-Mail, E-Post, web-Download oder Fax-Server. Eine als reines Fax zugestellt Rechnung gilt übrigens nicht als elektronische Rechnung: Da der Empfänger das Dokument ja nur in Papierform erhält, muss es auch entsprechend der Vorgaben für papiergebundene Rechnungen archiviert und behandelt werden.

8. E-Rechnung prüfen und buchen
Genau wie bei einer Rechnung auf Papier muss auch bei Erhalt einer elektronischen Rechnung geprüft werden, ob das Dokument alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, um die Vorsteuer geltend zu machen.
Was die Buchhaltung betrifft, so besteht kein Unterschied zwischen einer papiergebundenen und einer elektronischen Rechnung. In beiden Fällen gelten dieselben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sowie dieselben Archivierungsfristen und -vorschriften.

9. So erstellst du eine elektronische Rechnung
Falls du bisher noch nicht mit elektronischen Rechnungen arbeitest, dann solltest du langsam daran denken, darauf umzustellen und dich mit einem Rechnungsprogramm vertraut machen. Achte bei der Umstellung unbedingt auch darauf, E-Rechnungen digital empfangen und bearbeiten zu können. Und ganz wichtig: Richte dir ein sicheres Archiv für die gesetzliche Aufbewahrung deiner digitalen Dokumente ein!

Der einfachste Weg, eine elektronische Rechnung zu erstellen, ist ein Online-Rechnungsprogramm. obwyse Basic und obwyse Team enthalten beispielsweise jeweils eine Funktion zur Erstellung von E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung, sowie ein revisionssicheres Onlinearchiv, in dem du deine elektronischen Dokumente rechtskonform aufbewahren kannst.

Üblicherweise hinterlegst du in der Rechnungssoftware zunächst einige Stammdaten zu deinen Kunden und Artikeln, auf die dann bei der Rechnungserstellung zurückgegriffen werden kann, sowie natürlich deine Unternehmensdaten. Die Rechnungserstellung erfolgt dann mit wenigen Klicks über ein vorgegebenes Formular. Achte bei der Auswahl deiner Software unbedingt darauf, dass die GoBD-Regeln eingehalten werden. Pflichtangaben wie die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum werden normalerweise durch das Programm vergeben, so dass es hier praktischerweise nie wieder zu Verwechslungen kommen kann. Auch die Umsatzsteuerberechnung erfolgt automatisch anhand der geltenden Steuersätze. Um deine Rechnung zu personalisieren, lässt sich außerdem ein Kopf- und Fußtext einfügen, den du zuvor als Textvorlage anlegen kannst.

Wenn du die Erstellung abgeschlossen hast, kannst du deine E-Rechnung anschließend bequem und einfach direkt aus der Rechnungssoftware heraus an den Empfänger senden. Natürlich kannst du das fertige Dokument auch herunterladen, um es in einem lokalen Verzeichnis auf deinem PC zu speichern oder es ausdrucken.