Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht. Das bedeutet, dass Unternehmen ihre Rechnungen künftig elektronisch und in einem maschinenlesbaren Format, wie z. B. XRechnung oder ZUGFeRD, erstellen und übermitteln müssen. In diesem Beitrag erfährst Du alles Wichtige über die Anforderungen der E-Rechnungspflicht, wie elektronische Rechnungen korrekt ausgestellt und archiviert werden und welche Schritte nötig sind, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.
1. Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Datenformat, welches der europäischen CEN-Norm EN 16931 entspricht, ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dies setzt eine XML-Datei voraus, die die Rechnungsangaben in digitaler Form enthält. Diesen Anforderungen entsprechen beispielsweise die beiden gängigen E-Rechnungsformate ZUGFeRD und X-Rechnung.
Die ZUGFeRD-Rechnung ist ein hybrides Datenformat, bestehend aus zwei Komponenten: Den Rechnungsdaten in Form einer strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datei (der eigentlichen E-Rechnung) und einer menschenlesbaren PDF-Version der Rechnung, in welche der XML-Datensatz eingebettet ist. Dieses Format wird oft genutzt, um die EU-Anforderungen der E Rechnung zu erfüllen und zugleich den Komfort eines klassischen Rechnungsformats zu behalten.
Im Gegensatz dazu basiert die XRechnung ausschließlich auf einem strukturierten XML-Datensatz – eine visuelle, menschenlesbare PDF-Komponente gibt es nicht. Das Format ist bereits seit 2020 der Standard, wenn öffentliche Behörden der Auftraggeber sind (B2G). Das Ziel hinter XRechnung: Ein IT-gestützter Prozess für den Versand, die Prüfung und Weiterverarbeitung zwischen unterschiedlichen Buchhaltungssystemen.
Daneben sind auch andere Formate wie etwa die französische Factur-X zulässig, wenn sie die technischen Anforderungen der Norm EN 16931 erfüllen. Eine per E-Mail übermittelte PDF-Datei sowie andere Formate, die nicht der Norm entsprechen (beispielsweise „.tif“, „.jpeg“ oder „.docx“) gelten hingegen nicht mehr als elektronische Rechnung. Genau wie Papierrechnungen fallen sie daher ab 2025 unter den Begriff „sonstige Rechnung“.
Wichtig!
Eine per E-Mail übermittelte PDF-Datei stellt ab 2025 keine „elektronische Rechnung“ mehr dar. Die E-Rechnung muss in einem „strukturierten elektronischen Format“ ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Dies setzt eine XML-Datei voraus, die die Rechnungsangaben in digitaler Form enthält. Diesem Format entsprechen die beiden bereits in der Praxis verwendeten elektronischen Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD. Mit obwyse können schnell und einfach E-Rechnungen in den genannten Formaten erstellt werden.
2. Einführungsschritte der E-Rechnungspflicht
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen für im Inland steuerbare Umsätze den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr ermöglichen.
Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen gilt ebenfalls seit Jahresbeginn 2025. Hier hat der Gesetzgeber jedoch angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwands für die Unternehmen eine Übergangsregelung für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen.
Bis Ende 2026: Rechnungssteller dürfen für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte inländische B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen versenden. Elektronische Formate, die nicht den Vorgaben der EN 16931 entsprechen (z.B. PDF-Dateien) bleiben mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls zulässig. Allerdings löst die E-Rechnung gemäß der EN 16932 den Stellenwert der Papierrechnung ab, d.h. diese hat ab Jahresbeginn 2025 Vorrang und alle Unternehmen müssen den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung elektronischer Rechnungen gewährleisten.
2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von bis zu 800.000 EUR dürfen auch für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze Rechnungen auf Papier oder in einem elektronischen Format, das nicht der EN 16932 entspricht, ausstellen. Größere Unternehmen, die diese Umsatzgrenze überschreiten, können solange noch auf das EDI-Verfahren zurückgreifen, selbst wenn es nicht die europäische Norm erfüllt.
Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung verpflichtend für alle in Deutschland tätigen Unternehmen, die Lieferungen oder sonstige Leistungen im B2B-Bereich erbringen.
3. Empfangspflicht ab 2025: Das solltest Du beachten
Bis Ende 2024 galt die Zustimmung des Rechnungsempfängers als Voraussetzung für die Ausstellung elektronischer Rechnungen. Dies ist seit Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht nicht mehr der Fall. Übergangsweise, bis zur flächendeckenden Einführung der E-Rechnung, ist stattdessen eine Zustimmung für den Versand von Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen, die nicht den Vorgaben der EN 16931 entsprechen (z.B. PDF-Dateien), erforderlich, sowie in Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (zum Beispiel bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).
Um den gesetzlichen Vorgaben ab 2025 gerecht zu werden, müssen Unternehmer:innen jedoch nicht nur in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Da eine fehlerhafte Rechnung von Verzögerungen in der Buchhaltung bis hin zu rechtlichen Konsequenzen erhebliche Probleme nach sich ziehen kann, sollten elektronische Eingangsrechnungen zudem validiert, das heißt mit Hilfe spezieller Software (so genannter Validatoren) auf ihre technische und inhaltliche Korrektheit überprüft werden.
- • Technische Validierung: Es wird kontrolliert, ob die Rechnung die richtige Struktur und Syntax aufweist. Hierfür wird der XML-Code der Rechnung analysiert, um sicherzustellen, dass er maschinenlesbar ist und den Standards der Norm 16931 entspricht.
- • Inhaltliche Validierung: Dieser Prüfschritt untersucht die kaufmännische Korrektheit und Vollständigkeit der enthaltenen Rechnungsdaten, das heißt, ob alle Pflichtangaben wie etwa Namen und Adresse von Rechnungssteller und -empfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Leistungserbringers, das Rechnungsdatum, eine eindeutige Rechnungsnummer usw. enthalten sind und natürlich auch, ob beispielsweise der Rechnungsbetrag richtig ausgezeichnet ist oder die Steuersätze stimmen.
Da die eigentliche E-Rechnung aus einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz im XML-Format besteht, das für Menschen kaum zu entziffern ist, ist es außerdem erforderlich, die XML-Datei zu visualisieren, das bedeutet, den enthaltenen Code auszulesen und in ein menschenlesbares Format zu bringen. Dieser Schritt ermöglicht eine klare und verständliche Darstellung der Rechnungsdaten, damit Unternehmer:innen die Inhalte prüfen, freigeben oder bei Bedarf korrigieren können. So wird eine Verbindung zwischen maschineller Verarbeitung und menschlicher Kontrolle sichergestellt, was Transparenz und Nachvollziehbarkeit schafft.
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4. Versand und Archivierung elektronischer Rechnungen
Idealerweise sollten sich Rechnungsersteller und -empfänger auf einen Übermittlungsweg für elektronische Rechnungen einigen. Die gängigste Variante ist der Versand per E-Mail. Alternativen sind beispielsweise…
- • die Bereitstellung der Rechnungsdaten über eine elektronische Schnittstelle,
- • der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Firmenverbunds,
- • der Download über ein Internetportal
- • oder die Beauftragung eines externen Dienstleisters für die Erstellung und/oder Übermittlung von elektronischen Rechnungen.
Für den Empfang elektronischer Rechnungen genügt vorerst das Vorhandensein eines E-Mail-Postfachs.
Definitionsgemäß besteht eine der Norm EN 16931 entsprechende E-Rechnung aus einem maschinenlesbaren Code im XML-Format. Bei der Archivierung elektronischer Rechnungen ist also darauf zu achten, dass genau diese XML-Datei (und nicht etwa nur eine Sichtkopie der Rechnung im PDF-Format) auch in elektronischer Form archiviert werden muss. Hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu beachten: Der maschinenlesbare Code muss revisionssicher und unverändert aufbewahrt werden. Die E-Rechnung erfüllt nur dann die rechtlichen Vorgaben, wenn der vollständige Datensatz inklusive des XML-Codes archiviert wird. Unternehmer:innen müssen daher sicherstellen, dass ihre Archivierungslösungen in der Lage sind, den strukturierten Teil der E-Rechnung gemäß den gesetzlichen Anforderungen zu speichern und jederzeit zugänglich zu machen.
In Bezug auf die Fristen der Aufbewahrung ändert sich durch die „neue“ E-Rechnung nur wenig. So verbleibt nach derzeitiger Rechtslage weiterhin eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
5. Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Die Ausstellung von E-Rechnungen ist nicht in jedem Fall verpflichtend. Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind etwa…
- • Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR
- • Fahrausweise
- • Rechnungen über steuerfreie Leistungen nach § 4 Abs. 8-29 UStG
In allen beschriebenen Fällen können Rechnungen jeweils weiterhin in Papierform oder einem sonstigen elektronischen Format (z.B. als PDF-Datei), ausgestellt werden.
Daneben sind auch Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG, deren Umsätze durch das Jahressteuergesetz 2024 mit Wirkung zum 1. Januar 2025 umsatzsteuerbefreit sind (ohne das Recht auf Vorsteuerabzug), nicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen gemäß der Norm EN 16931 verpflichtet. Auch sie dürfen weiterhin „sonstige Rechnungen“ ausstellen. Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt hingegen auch für Kleinunternehmer:innen.
6. So profitierst Du als Unternehmer:in von der E-Rechnung
Auch unabhängig von der gesetzlichen Lage empfiehlt sich für Unternehmer:innen der Umstieg auf die E-Rechnung – denn dadurch bieten sich gewaltige Chancen in den Bereichen Effizienz, Kostenersparnis, Compliance, Mitarbeiterentlastung und Wachstum.
Ein besonderer Vorteil der E-Rechnung liegt in der Geschwindigkeit: Die relevanten Daten zur Erstellung von Ausgangsrechnungen werden üblicherweise in der Software hinterlegt und können bei der Rechnungserstellung automatisch eingefügt werden. Da die Übertragung zudem unmittelbar erfolgt, ohne dass ein Zeitaufwand für den Postversand anfällt, erreicht die Rechnung den Kunden deutlich schneller. Damit steigt auch die Chance, dass die in Rechnung gestellte Summe früher auf dem eigenen Konto eingeht. Dies sorgt für einen besseren Cashflow und das Unternehmen profitiert von höherer Liquidität. Daneben bieten auch die reduzierten Prozesskosten Einsparpotenzial, etwa durch geringere Ausgaben für Papier und Briefumschläge sowie entfallende Druck- oder Portokosten.
Doch auch für den Rechnungsempfänger bietet die E-Rechnung Vorteile. Hier liegt das Augenmerk auf den Möglichkeiten zur automatisierten Weiterverarbeitung. Dadurch können die beteiligten Fachabteilungen ohne zusätzlichen Aufwand für die Erfassung sofort mit der Rechnungsprüfung beginnen. Enthaltene Skontofristen lassen sich somit leichter einhalten, was dem Unternehmen bares Geld einspart.
Die elektronische Archivierung von E-Rechnungen trägt ebenfalls zur Kostenersparnis bei. Statt umfangreiche Lagerkapazitäten und zahlreiche Ordner für die Ablage bieten sich etwa spezielle Cloud-Lösungen zur digitalen Archivierung elektronischer Dokumente an. Alternativ kann auch lokal mit 2 Festplattensystemen gearbeitet werden: Eines davon als digitales Archiv, das andere für die zusätzliche Datensicherung.
Neben den finanziellen Auswirkungen bietet die E-Rechnung noch weitere Vorteile. So trägt sie etwa zur Erhöhung der Sicherheit im Unternehmen bei, da einerseits durch die automatisierte Erstellung und Verarbeitung Manipulationen erheblich erschwert werden und andererseits die Fehlerquote im vergleich zur manuellen Datenerfassung deutlich gesenkt wird. Die wirkt sich nicht nur positiv auf Arbeitsabläufe und Zahlungsabwicklung aus – auch die Zahl der Reklamationen lässt sich so verringern.
Sofern doch einmal Rückfragen zu einer Rechnung bestehen, ermöglicht die elektronische Archivierung jederzeit einen schnellen Zugriff auf den benötigten Beleg; der Gang ins Archiv entfällt. Mit einer entsprechenden Berechtigung kann so etwa im Falle einer Steuerprüfung der Prüfer die relevanten Daten selbst, ohne Unterstützung durch Mitarbeitende des Unternehmens, heraussuchen. Wichtige Kapazitäten bleiben so für die Aufrechterhaltung des Tagesgeschäfts erhalten.
Unternehmen, die nicht von den großzügigen Übergangsregelungen Gebrauch machen und gleich zum Jahresbeginn 2025 auf die E-Rechnung umstellen, können von allen Vorteilen sofort profitieren. Es lohnt sich also, möglichst bald mit der Umsetzung zu beginnen. Schließlich gilt ohnehin, dass Unternehmen mit Einführung der elektronischen Rechnung bereits ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein müssen, diese zu empfangen und zu verarbeiten. Der Weg zu einer kompletten Umstellung erscheint also naheliegend.
Eine zügige Umsetzung bietet Unternehmen zudem die Chance, sich als modern und digital gut aufgestellt zu präsentieren. Dies verhilft ihnen zu einer überzeugenden Außenwirkung und kann damit wesentlich zu einem positiven Image beitragen. Gleichzeitig erhöhen sie ihre Wettbewerbsfähigkeit. Dies gilt vor allem, wenn sie grenzüberschreitend tätig sind. Denn die elektronische Rechnung ist international anerkannt.
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