Elektronische Rechnung, E-Rechnungspflicht und Compliance

Ab 2025 müssen elektronische Rechnungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, d.h. sie müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Das bedeutet, dass die eigentliche E-Rechnung in einer maschinenlesbaren XML-Datei besteht, welche die Rechnungsangaben in strukturierter Form enthält.
Die beiden etablierten elektronischen Rechnungsstandards XRechnung und ZUGFeRD erfüllen diese Anforderungen. Die XRechnung ist ein reines XML-Format, das ausschließlich maschinenlesbar ist. Im Gegensatz dazu kombiniert das ZUGFeRD-Format die strukturierte XML-Datei mit einer menschenlesbaren PDF-Version der Rechnung und bietet so eine flexible Lösung für unterschiedliche Anforderungen.

Wichtig: Eine einfache PDF-Datei, die per E-Mail versandt wird, gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung, da sie die Anforderungen an Struktur und Verarbeitung nicht erfüllt.

Elektronische Rechnungen der Standards ZUGFeRD (Akronym für ZUGFeRD (Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und Factur-X (das französische Pendant) sind hybride Rechnungsformate, die maschinenlesbare XML-Daten mit einer menschenlesbaren PDF/A-3-Datei kombinieren. Die strukturierte XML-Datei ist direkt in die PDF eingebettet. Damit lassen sich elektronische Rechnungen sowohl automatisiert verarbeiten als auch visuell prüfen. Das PDF dient als Container für beide Bestandteile – ideal für Unternehmen, die sowohl digitale Prozesse als auch die klassische Sichtprüfung benötigen.
XRechnung ist ein Standard, der vor allem für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern wie z.B. Bundesbehörden, Kommunen, Krankenhäusern, Gerichten usw. eingesetzt und verlangt wird. Im Unterschied zu ZUGFeRD oder Factur-X ist XRechnung jedoch ein semantisches Datenmodell, das aus einer reinen XML-Struktur besteht und auf eine visuelle Darstellung der Rechnung verzichtet.

Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich inländische B2B-Transaktionen, also Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen. Transaktionen im B2C-Bereich (an Privatpersonen) sind davon nicht erfasst.

Seit dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen Unternehmen – einschließlich Selbstständiger – verpflichtet, elektronische Rechnungen entgegenzunehmen. Diese Empfangspflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße.

Die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen wird stufenweise eingeführt:

• Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 EUR im Kalenderjahr 2026 müssen ab dem 1. Januar 2027 elektronische Rechnungen an Geschäftskunden in Deutschland ausstellen.
• Unternehmen mit einem Umsatz unter dieser Schwelle haben dafür bis zum 1. Januar 2028 Zeit.

Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG sind lediglich zur Annahme von E-Rechnungen verpflichtet – eine Pflicht zur elektronischen Ausstellung besteht für sie nicht.

Seit dem 27.11.2020 gilt für Auftragnehmer die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber (B2G) auf Bundesebene, sowie in einigen Bundesländern. Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000,- Euro (Auftragswert) gestellt werden, sind von dieser Regelung ausgenommen. Für die Ausstellung von E-Rechnungen ist dabei grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Version zu verwenden. Sofern die Anforderungen der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung (EN 16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes und die Nutzungsbedingungen der entsprechenden Rechnungseingangsplattform des Bundes erfüllt werden, kann auch ein anderer Standard verwendet werden.

Gemäß §5 E-Rechnungsverordnung des Bundes hat eine E-Rechnung neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen außerdem mindestens folgende Angaben zu enthalten:

• Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID). Diese wird dem Rechnungssteller bei der Auftragserteilung mitgeteilt.
• Zahlungsbedingungen (Fälligkeitsdatum oder Textbeschreibung der Bedingungen)
• Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
• E-Mail- bzw. De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Seit dem 01.01.2025 gilt in Deutschland darüber hinaus die allgemeine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich – zunächst in Form einer Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen. Die Einführung einer Ausstellungspflicht für elektronische Rechnungen bei inländischen B2B-Transaktionen erfolgt schrittweise bis zum 01.01.2028.
Im Gegensatz zum öffentlichen Bereich ist hier kein bestimmter Standard vorgeschrieben. Es dürfen alle Formate verwendet werden, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen – wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Die Leitweg-Identifikationsnummer (kurz Leitweg-ID) ist eine eindeutige Zeichenkette, die eine technische Adressierung der E-Rechnung in den verarbeitenden Systemen eines Rechnungsempfängers ermöglicht. Eine E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber muss eine Leitweg-ID enthalten, sonst kann sie nicht korrekt zugestellt werden. Diese wird dem Rechnungssteller bei Auftragserteilung mitgeteilt. Im Standard XRechnung wird die Leitweg-ID als Pflichtangabe im Feld „Käuferreferenz“ angegeben.

Das Formular für die Rechnungserstellung in obwyse enthält Eingabefelder für alle Pflichtangaben, die eine Ausgangsrechnung laut Umsatzsteuergesetz (§14 UStG) aufweisen muss.

Dies sind für Kleinbetragsrechnungen bis 250,- Euro brutto:

• der vollständige Name und die Anschrift des Rechnungsstellers
• das Datum der Rechnungsstellung
• die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände, bzw. die Art und der Umfang der sonstigen Leistung
• der Bruttobetrag als Summe des Entgelts und des darauf entfallenden Umsatzsteuerbetrags
• der anzuwendende Steuersatz, bzw. bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) ggfs. der Hinweis auf Steuerbefreiung

Rechnungen über 250,- Euro brutto müssen darüber hinaus folgende Angaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers
• wahlweise die Umsatzsteuer-ID oder die Steuernummer des Rechnungsstellers
• eine fortlaufende Rechnungsnummer
• eine Angabe zum Zeitpunkt der Lieferung, bzw. Leistungserstellung
• das ggfs. nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselte Entgelt
• im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts (wie Skonti, Boni oder Rabatte)
• sowie ggfs. bei Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger im Wege der Gutschrift die entsprechende Angabe „Gutschrift“

Auch die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren ist mit obwyse sicher gewährleistet: Ihre mit obwyse erstellten elektronischen Ausgangsrechnungen werden automatisch im obwyse Archiv hinterlegt und somit revisionssicher und GoBD-konform für die Dauer von 10 + 1 Jahren in einem ISO-zertifizierten, hochverfügbaren Rechenzentrum in Deutschland gespeichert.

Nein, eine gesetzliche Pflicht zur Validierung von elektronischen Eingangsrechnungen besteht nicht. Es ist jedoch dringend zu empfehlen, E-Rechnungen vor der Verarbeitung auf formale und technische Korrektheit zu prüfen – insbesondere darauf, ob sie den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen und inhaltlich vollständig sowie maschinenlesbar sind. Eine automatische Validierung hilft dabei, Fehler frühzeitig zu erkennen, Folgeprobleme im Buchhaltungsprozess zu vermeiden und steuerliche Vorgaben zuverlässig einzuhalten.
obwyse setzt bei der Validierung von E-Rechnungen auf die führenden Validierungsengines Mustang und Valitool, sowie bei XRechnung zusätzlich auf KoSIT Validator.

Die Begriffe „valide“ und „nicht valide“ beziehen sich auf die Semantik und Syntax der Rechnungsdaten. Das heißt, eine E-Rechnung wird während der Validierung sowohl auf inhaltliche, als auch technische Korrektheit überprüft.
Die europäische Norm EN 16931, der ab 1. Januar 2025 alle E-Rechnungen entsprechen müssen, schreibt die Datenstruktur elektronischer Rechnungen vor. Dabei werden zwei Komponenten unterschieden: Semantik und Syntax. Erstere legt fest, welche Informationen die E-Rechnung enthalten muss und was diese Informationen bedeuten. Diese Standardisierung stellt sicher, dass alle E-Rechnungen die wesentlichen Rechnungselemente in einheitlicher und nachvollziehbarer Form enthalten, so dass die Rechnung von jedem Empfänger maschinell ausgelesen werden kann. Letztere definiert die technische Darstellung der verwendeten Daten. Besagt das semantische Datenmodell beispielsweise, dass die E-Rechnung eine Rechnungsnummer enthalten muss, welche den Beleg eindeutig kennzeichnet, legt die Syntax fest, wie und wo innerhalb der Datenstruktur diese zu hinterlegen ist.
Eine „valide“ E-Rechnung entspricht demnach sowohl den inhaltlichen Anforderungen (Semantik) als auch den technischen Formatvorgaben (Syntax). Das bedeutet, die enthaltenen Informationen müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die Struktur der Daten muss korrekt sein. Eine „nicht valide“ Rechnung weist Fehler auf, die entweder den Inhalt oder die Struktur betreffen, und kann daher nicht verarbeitet werden.
Im Validierungsbericht können Sie detailliert einsehen, welche der integrierten Prüfwerkzeuge (Mustang, Valitool oder bei XRechnungen der KoSIT Validator) an welcher Stelle Unstimmigkeiten festgestellt hat.

Sofern alle umsatzsteuerrechtlich relevanten Angaben vorhanden sind, kann eine E-Rechnung unter Umständen dennoch gültig sein, auch wenn sie als „nicht valide“ bewertet wird. Dies ist dann der Fall, wenn auf der Rechnung eine Pflichtangabe fehlt, welche keine steuerrechtliche Relevanz besitzt.
So darf zum Beispiel bei einer X-Rechnung das Datenfeld für die E-Mail-Adresse nicht leer sein oder fehlen: Ab XRechnung Version 3.0 müssen sowohl für den Rechnungssteller, als auch den Empfänger jeweils eine gültige E-Mail-Adresse angegeben werden, zuvor war nur die E-Mail-Adresse des Absenders eine Pflichtangabe. Andernfalls ist die Rechnung nicht valide im Sinne der EN 16931. Für die Gültigkeit der Rechnung im Sinne der Umsatzsteuergesetzgebung ist die Angabe einer E-Mail-Adresse hingegen irrelevant.
Im Validierungsbericht können Sie detailliert einsehen, welche der in obwyse integrierten Prüfwerkzeuge (Mustang, Valitool oder bei XRechnungen der KoSIT Validator) an welcher Stelle Unstimmigkeiten in der Rechnung festgestellt hat. Wir empfehlen Ihnen, im Falle einer nicht validen Rechnung immer den Bericht genauer zu prüfen und sofern Unsicherheit besteht, den Rechnungssteller zu kontaktieren, um einen Clearingprozess einzuleiten.

Es ist wichtig zu wissen, dass E-Rechnungen in der gleichen Form archiviert werden müssen, in der sie eingegangen sind, sprich: elektronisch – und unveränderbar. Dabei ist das Speichern von E-Rechnungen auf einem lokalen Datenträger, wie etwa der Festplatte Ihres Computers, zwar rechtlich zulässig, bietet jedoch häufig nicht die nötige Sicherheit und erfüllt zudem nicht immer die gesetzlichen Vorgaben für die Aufbewahrung. Dies kann zu rechtlichen oder finanziellen Risiken führen.
Eine Archivlösung ist hier die bessere Wahl. Sie gewährleistet eine revisionssichere Archivierung und schützt Ihre Daten vor Verlust durch Hardwareausfälle oder Cyberangriffe. Zudem ermöglicht sie den strukturierten Zugriff auf Rechnungen, erleichtert steuerliche Prüfungen und sichert die zuverlässige Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Revisionssichere Archivierung ist die Aufbewahrung von elektronischen, geschäftsrelevanten Informationsobjekten, die in Deutschland den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§146, 147 AO), sowie den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben an die sichere und ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten entsprechen und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren erfüllen muss. Ein wesentliches Merkmal revisionssicherer Archivierungssysteme ist, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind.
obwyse bietet Ihnen eine leistungsfähige und sichere elektronische Archivlösung für die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsbestimmungen und -fristen: Ihre digitalen Geschäftsbelege werden revisionssicher und GoBD-konform für die Dauer von 10 + 1 Jahren in einem ISO-zertifizierten, hochverfügbaren Rechenzentrum am Serverstandort Deutschland gespeichert.