E-Rechnung

Unter dem Oberbegriff E-Rechnung versteht man eine Rechnung, deren Inhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz (z.B. XML, CSV, Edifact) dargestellt werden. Die vom Rechnungssteller ausgestellten Informationen können auf diese Weise elektronisch übermittelt, empfangen, sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet werden. Für die elektronische Rechnungsstellung existieren verschiedene Standards, wie z.B. ZUGFeRD / Factur-X oder XRechnung.

Elektronische Rechnungen der Standards ZUGFeRD (Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und Factur-X (dem de facto identischen, französischen offenen Rechnungsformat) umfassen eine menschenlesbare, visuelle Darstellung der Rechnung, sowie strukturierte, maschinenlesbare Daten: Es handelt sich also um sogenannte hybride Datenformate, die sowohl strukturierte Daten, als auch ein Sichtformat beinhalten. Die visuelle Darstellung erfolgt im Format PDF/A-3. Diesem werden die maschinenlesbaren Daten im XML-Format als Anhang beigefügt. Das PDF dient somit als Container sowohl für die visuelle Darstellung, als auch die XML-Daten.
XRechnung ist ein Standard, der vor allem für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern wie z.B. Bundesbehörden, Kommunen, Krankenhäusern, Gerichten usw. eingesetzt und verlangt wird. Im Unterschied zu ZUGFeRD oder Factur-X ist XRechnung jedoch ein semantisches Datenmodell, das aus einer reinen XML-Struktur besteht und auf eine visuelle Darstellung der Rechnung verzichtet.

Seit dem 27.11.2020 gilt für Auftragnehmer die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene, sowie in einigen Bundesländern. Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000,- Euro (Auftragswert) gestellt werden, sind von dieser Regelung ausgenommen. Für die Ausstellung von E-Rechnungen ist dabei grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Version zu verwenden. Sofern die Anforderungen der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes und die Nutzungsbedingungen der entsprechenden Rechnungseingangsplattform des Bundes erfüllt werden, kann auch ein anderer Standard (z.B. ZUGFeRD 2.1.1 Profil XRechnung ohne Sichtformat PDF, als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden.
Gemäß §5 E-Rechnungsverordnung des Bundes hat eine E-Rechnung neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen außerdem mindestens folgende Angaben zu enthalten:

• Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID). Diese wird dem Rechnungssteller bei der Auftragserteilung mitgeteilt.
• Zahlungsbedingungen (Fälligkeitsdatum oder Textbeschreibung der Bedingungen)
• Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
• E-Mail- bzw. De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Die Leitweg-Identifikationsnummer (kurz Leitweg-ID) ist eine eindeutige Zeichenkette, die eine technische Adressierung der E-Rechnung in den verarbeitenden Systemen eines Rechnungsempfängers ermöglicht. Eine E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber muss eine Leitweg-ID enthalten, sonst kann sie nicht korrekt zugestellt werden. Diese wird dem Rechnungssteller bei Auftragserteilung mitgeteilt. Im Standard XRechnung wird die Leitweg-ID als Pflichtangabe im Feld „Käuferreferenz“ angegeben.

Elektronische Rechnungen in den beiden etablierten Standards ZUGFeRD (ZUGFeRD 2.1 Extended / EN16931 / Basic WL / Basic / Minimum; ZUGFeRD 1.0 Extended) und XRechnung lassen sich schnell und einfach mit obwyse erstellen, verschicken und revisionssicher archivieren. Wenn Sie nur selten oder ausnahmsweise mit der Anforderung konfrontiert sind, eine E-Rechnungen auszustellen oder das Format zunächst einmal ausprobieren möchten, können Sie mit obwyse Intro monatlich kostenfrei bis zu 10 E-Rechnungen erstellen und versenden. Mit obwyse Basic und obwyse Team steht Ihnen eine unbegrenzte Anzahl von E-Rechnungen pro Monat zur Verfügung.