Kontextmenü

Die Option „Anzeigen im Browser“ wird im Kontextmenü angeboten, sobald ein Beleg ausgewählt ist. Wird diese Option angeklickt, öffnet sich der PDF-Viewer zur Anzeige des ausgewählten Dokuments in einem neuen Browserfenster. Sowohl der PDF-Viewer, als auch die Tabelle erhalten dadurch mehr Platz und können jeweils größer dargestellt werden. Es wird immer der im System ausgewählte Beleg angezeigt, d.h. wenn Sie in der Tabelle das nächste Dokument anklicken, ändert sich auch die Anzeige im PDF-Viewer. Wird das Fenster geschlossen, wird der PDF-Viewer automatisch wieder rechts im Anwendungsfenster angezeigt.

Im Protokoll werden System- und Benutzerkommentare vermerkt. Immer wenn ein Beleg angewählt ist, erscheint im Kontextmenü die Option „Protokoll anzeigen“. Wenn Sie daraufklicken, öffnet sich ein Popup-Fenster. Hier sehen Sie eine Auflistung aller gespeicherten Vorgänge zu diesem Dokument, also welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt welche Arbeitsschritte oder Kommentare vorgenommen hat. Über ein Kommentarfeld haben Sie zudem die Möglichkeit, Anmerkungen oder Notizen anzufügen.
Standardmäßig werden Ihnen zunächst alle manuell durchgeführten, nicht-systemischen Arbeitsschritte (Archivkopie versenden, Kommentare anfügen etc.) aufgelistet. Mit einem Klick auf den Button unten links können Sie zusätzlich die sogenannten systemischen, also automatisch durch das System ausgeführten Vorgänge (Import, Archivierung etc.) einblenden.

In obwyse Intro und obwyse Enterprise wird Ihnen beim Arbeiten im Dashboard oder Workflow die Option „Weiterleiten“ angezeigt: Wenn ein Vorgang im Workflow aktiv ist, können Sie diesen mit allen zugehörigen Dokumenten an einen anderen Nutzer weiterleiten. Ein Klick auf die Option öffnet die entsprechende Maske. Sie können dem Vorgang nun eine Nachricht anhängen und diesen entweder an einen Benutzer oder eine Rolle weiterleiten.

Beim Arbeiten mit Vorgängen in Workflows ist es möglich, über „Dokument hinzufügen“ dem Vorgang ein Dokument aus dem lokalen Speicher anzufügen. Das Dokument wird automatisch unter der Belegnummer und dem Datum des Vorgangs im Archiv hinterlegt und kann dort verschlagwortet werden.

Wenn Sie in den Einstellungen mit Datensätzen, also Stammdaten oder Dokumententypen, arbeiten, werden Ihnen im Kontextmenü zunächst die Optionen „Neuen Datensatz erfassen“, „Datensätze filtern“ und „Datensätze importieren“ angezeigt.

Sobald ein Datensatz ausgewählt ist, erscheinen zusätzlich die Menüpunkte „Datensatz bearbeiten“, „Datensatz duplizieren“ und „Datensatz löschen“. Die Funktionen sind weitestgehend selbsterklärend, nachfolgend dennoch jeweils eine kurze Erläuterung:

• Neuen Datensatz erfassen:
Es erscheint ein Formular mit Eingabefeldern für Informationen zur Anlage eines neuen Datensatzes. Mit einem Klick auf „Speichern“ wird der Datensatz erfasst und steht anschließend im System bereit.

• Datensatz bearbeiten:
Über eine Eingabemaske haben Sie die Möglichkeit, Informationen zu einem bestehenden Datensatz zu editieren oder zu ergänzen.

• Datensatz duplizieren:
Mit dieser Option kopieren Sie die Informationen zu einem bestehenden in einen neuen Datensatz, der Ihnen anschließend zur weiteren Bearbeitung angezeigt wird. Da nicht zwei deckungsgleiche Datensätze im System existieren können, müssen Sie zumindest die Kunden- oder Artikelnummer des neu erzeugten Datensatzes ändern, um diesen im System zu speichern.

• Datensätze filtern:
Es erscheint eine Maske mit Eingabefeldern und Auswahlmöglichkeiten für verschiedene Kriterien, nach welchen die vorhandenen Datensätze gefiltert werden können (bspw. Kunden nach Kundennummer).

• Datensätze importieren:
Sollen mehrere neue Datensätze (bspw. eine Artikelliste) erfasst werden, müssen Sie nicht jeden Datensatz einzeln eingeben: Über die Option „Datensätze importieren“ haben Sie die Möglichkeit, mehrere Datensätze zugleich als Liste in das System einzufügen. Laden Sie dazu, den Anweisungen gemäß, eine Beispieldatei (minimaler oder maximaler Datenumfang) herunter und füllen Sie diese mit ihren zu erfassenden Daten aus oder erstellen Sie eine vergleichbare UTF-8 kodierte CSV-Datei. Anschließend laden Sie die Liste hoch: Die Daten werden nun als neue Datensätze in das System importiert.

• Datensatz löschen:
Mit dieser Option entfernen Sie einen bestehenden Datensatz aus dem System.