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Der DATEV Buchungsdatenservice bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Buchungsdaten, die Sie in obwyse erfassen, strukturiert an DATEV per Buchungsdaten-Schnittstelle zu übergeben. So können Sie im DATEV Rechnungswesen direkt mit der weiteren Verarbeitung starten und die Belege direkt in DATEV sichten.
Voraussetzungen auf Seite von DATEV
Bevor Sie den DATEV Buchungsdatenservice in obwyse nutzen können, müssen auf Seite von DATEV folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Ihre Steuerkanzlei arbeitet mit DATEV und hat den Buchungsdatenservice für Sie aktiviert. Wie die Einrichtung auf Kanzleiseite erfolgt, erfahren Sie im DATEV Hilfecenter.
Sie besitzen ein gültiges DATEV-Authentifizierungsmedium – entweder DATEV SmartLogin oder einen mIDentity-Stick.
Voraussetzungen & Kauf von obwyse
Für die Nutzung des DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 in obwyse müssen Sie zunächst die obwyse Business Edition kaufen und anschließend den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 hinzubuchen.
Dieses Addon heißt „Link für DATEV Rechnungsdatenservice 1.0″ und kostet 15 Euro zusätzlich pro Monat. Sie können den „Link für DATEV Rechnungsdatenservice 1.0″ direkt im Warenkorb hinzufügen, oder später in Ihrem obwyse Kundencenter unter Erweiterungen dazubuchen.
Hinweis: Der „Link für DATEV Rechnungsdatenservice 1.0″ ist auch für Enterprise-Kunden verfügbar.
Freischaltung
Sobald Sie den Kauf getätigt haben, wird der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 automatisch für Sie freigeschaltet. Nach abgeschlossenem Kauf stehen Ihnen die verfügbaren Optionen in obwyse zur Verfügung.
Nach dem Kauf sind die Einstellungsseiten für Sie freigegeben. Navigieren Sie zu:
Einstellungen → Anwendung → Belegkontierung → Grundeinstellungen
Grundeinstellungen
Nehmen Sie in den Grundeinstellungen folgende Konfigurationen vor:
Finanzbuchhaltung-Schnittstelle
Wählen Sie die gewünschte Schnittstelle aus – in diesem Fall den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0.
Standardkontenrahmen
Wählen Sie Ihren Standardkontenrahmen aus. Standardmäßig sind SKR 03 und SKR 04 angelegt. Wenn Sie eigene Sachkonten verwenden, können Sie diese unter Sachkonten jederzeit einpflegen.
Sachkontenlänge
Geben Sie die Sachkontenlänge ein, die Sie bei DATEV nutzen.
Beginn des Wirtschaftsjahres
Tragen Sie den Beginn Ihres Wirtschaftsjahrs ein.
Steuertyp-Einstellungen
Die Felder Steuertypeinnahmen und Steuertypausgaben legen fest, wie Steuern angegeben werden. Sie haben folgende Optionen:
Organisationseinheit im Stapelnamen anzeigen
Sie können festlegen, ob die Organisationseinheit im Stapelnamen angezeigt werden soll. Diese Option ist relevant, wenn Sie mehrere Organisationseinheiten im System verwalten. Da in bei der standardmäßigen Nutzung der obwyse Business Edition nur eine Organisationseinheit vorhanden ist, ist diese Einstellung nicht relevant.
Belegversand – automatisch kontieren
Wenn diese Option aktiviert ist, wird beim Versand von Belegen aus dem System (z. B. Ausgangsrechnungen) automatisch ein Kontierungsvorschlag erstellt und beim Versand direkt festgeschrieben. Der Kontierungsvorschlag kann jedoch nachträglich noch geändert werden.
Nachdem Sie die Grundeinstellungen für die Kontierung abgeschlossen haben, wechseln Sie in den nächsten Reiter FIBU Konfiguration.
Wenn Sie den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 ausgewählt haben, müssen hier die entsprechenden Verbindungsdaten hinterlegt werden:
Pflichtfelder
Diese Angaben sind erforderlich, um eine Verbindung mit DATEV herstellen zu können.
Belegbilder übertragen
Legt fest, ob Dokumente (Belegbilder) online an DATEV übertragen werden sollen. Diese sind dann in DATEV Unternehmen Online ebenfalls zu finden.
Standardmandant
Legt fest, ob der aktuell aufgerufene Mandant als Standardmandant hinterlegt werden soll.
Verbindung mit DATEV herstellen
Über diese Seite kann auch generell eine Verbindung mit DATEV hergestellt werden. Wie das im Detail funktioniert, wird unter 3.1 erläutert.
Nachdem Sie die FIBU-Konfiguration abgeschlossen haben, können Sie im nächsten Schritt Ihre Sachkonten definieren.
Der Bereich Sachkonten gliedert sich in zwei Reiter: SKR 03 / SKR 04 zeigt den vollständigen Kontenrahmen (je nach Auswahl in den Grundeinstellungen). Aktive Sachkonten zeigt die Sachkonten, die in der Verarbeitung und in den Masken zur Verfügung stehen.
Hinweis:Ein Export der Konten ist ebenfalls möglich.
Aktive Sachkonten übernehmen
Um Sachkonten aus dem Kontenrahmen in die aktiven Sachkonten zu übertragen, wählen Sie die gewünschten Konten im SKR 03/04 aus:
Übertragen Sie die ausgewählten Konten anschließend über den Button ‚Datensatz übernehmen‘ im Kontextmenü in die aktiven Sachkonten.
Benutzerdefinierte Sachkonten erfassen
Sie haben auch die Möglichkeit, eigene Sachkonten anzulegen. Klicken Sie dazu auf Neuen Datensatz erfassen und füllen Sie folgende Felder aus:
Weitere Funktionen im Kontextmenü:
Datensätze filtern
Suche nach einzelnen Sachkonten oder Filterung nach vorgefertigten Bereichen.
Aktives Sachkonto bearbeiten
Um ein bereits angelegtes aktives Sachkonto zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf den entsprechenden Eintrag. Daraufhin öffnet sich auf der rechten Seite die Bearbeitungsansicht des Sachkontos.
Import & Export von Sachkonten
Statt Sachkonten einzeln anzulegen, haben Sie die Möglichkeit, Sachkonten gesammelt per CSV-Import zu übertragen. Ebenso können Sie Ihre bestehenden Sachkonten als CSV-Datei exportieren, z. B. zur Sicherung oder Weiterverarbeitung.
Sachkonto löschen
Um einen Datensatz zu löschen:
Unter Personenkonten finden Sie eine Übersicht Ihrer angelegten Kreditoren und Debitoren. Dieser Bereich steht im direkten Zusammenhang mit dem Partnermanagement. Hier können Sie Kreditoren- und Debitorennummern erfassen, importieren und exportieren.
Import von Personenkonten
| Import-Typ | Verwendung |
|---|---|
| Kontenimport | Nur Konten importieren, ohne Verknüpfung zu einem Partner |
| Partnerimport | Kompletten Datensatz importieren – Partner inklusive Kreditoren- und/oder Debitorennummer |
Hinweis: Ein Export der Konten ist ebenfalls möglich.
Neuen Datensatz erfassen
Zuordnung von Partnern
Im unteren rechten Bereich werden die zugewiesenen Partner angezeigt. Folgende Zuordnungen sind möglich:
Statusanzeige in der Tabelle
In der Tabellenspalte ‚Zugewiesen‘ wird der Zuordnungsstatus farblich angezeigt:
| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| Grüner Punkt | Genau ein Partner zugewiesen |
| Blauer Punkt | Mehrere Partner zugewiesen |
| kein Punkt | Kein Partner zugewiesen |
Sortierung & Filter
Im Reiter Nummernkreise legen Sie die automatischen Nummernkreise für Personenkonten fest – wie bereits in den Grundeinstellungen erwähnt.
Konfiguration
Es gibt jeweils einen Nummernkreis für Debitoren und einen für Kreditoren. Jeder Nummernkreis besteht aus den folgenden Feldern:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Anzahl der Stellen | Legt die Länge der Nummern fest |
| Aktueller Zählerstand | Zeigt den aktuellen Stand des Zählers |
| Vorschau | Zeigt eine Vorschau der nächsten generierten Nummer |
Automatische Vergabe von Personenkontonummern
Sofern in den Grundeinstellungen die automatische Nummernvergabe für den jeweiligen Partnertyp aktiviert wurde, wird beim Anlegen eines neuen Partners automatisch eine Debitoren- bzw. Kreditorennummer vergeben.
Der Reiter Steuerfälle ist die letzte Einstellung unter Belegkontierung. Hier können Sie DATEV-Steuerschlüssel hinterlegen.
Felder & Konfiguration
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Schlüssel | Der in DATEV verwendete Steuerschlüssel |
| Prozent | Die zugehörige Prozentzahl |
| Beschreibung | Optionale Beschreibung des Steuerfalls |
| Berechnung | Standardmäßig ‚von Hundert‘; alternativ ‚auf Hundert‘ wählbar |
| Gültig (von / bis) | Pflichtfelder – legt fest, ab welchem Belegdatum dieser Steuerfall gültig ist |
Verhalten bei der Kontierung
Zusätzlich können Sie ein Verhalten bei der Kontierung festlegen. Damit wird der entsprechende Steuerschlüssel bei einer Buchung automatisch gezogen, sobald die definierten Voraussetzungen erfüllt sind.
Beispiel: Wird eine Buchung mit Erlösen und 19 % Umsatzsteuer erstellt, wird automatisch der passende Steuerschlüssel vorgeschlagen.
Um den Rechnungsdatenservice zu nutzen, navigieren Sie zunächst zu den Workflow-Einstellungen:
Einstellungen → Anwendung → Rechnungsworkflow → Workfloweinstellungen
Hier sehen Sie eine Übersicht Ihrer vorhandenen Dokumententypen, die in der Eingangsrechnungsverarbeitung genutzt werden (z. B. Warenrechnung, Warengutschrift, Kostenrechnung, Kostengutschrift). Für jeden Dokumententyp können Sie einzeln festlegen, was nach Abschluss des Workflows mit den Daten geschehen soll.
Wählen Sie im Dropdown „Datenerzeugung nach Workflowabschluss“ den Eintrag Rechnungsdaten nutzen aus, um den DATEV Rechnungsdatenservice für diesen Dokumententyp zu aktivieren. Wiederholen Sie dies für alle gewünschten Dokumententypen.
Die weiteren Optionen auf dieser Seite sind für den Rechnungsdatenservice nicht relevant. Zur Vollständigkeit eine kurze Erläuterung:
Nachdem Sie die Einstellungen für alle gewünschten Dokumententypen vorgenommen haben, werden Dokumente nach dem Abschluss des Workflows automatisch in den Datenstapeln für Rechnungsdaten gesammelt.
Rechnungsdaten-Übersicht aufrufen 
Klicken Sie auf der Startseite auf die Kachel Rechnungsdaten.
Es öffnet sich eine Übersicht aller Ihnen zur Verfügung stehenden Rechnungsdaten-Dokumententypen. Jede Kachel zeigt:
Detailansicht öffnen
Klicken Sie auf eine Kachel, um eine Übersicht des jeweiligen Dokumententyps zu öffnen. Dort finden Sie:
Standardmäßig sind die Statusfilter „Warten auf Übertragung“, „Übertragung läuft“ und „Übertragung fehlgeschlagen“ ausgewählt. „Übertragung erfolgreich“ ist nicht vorausgewählt, um eine übersichtliche Liste zu gewährleisten.
Verbindung mit DATEV herstellen
Klicken Sie auf DATEV Verbindungsstatus und anschließend auf Mit DATEV verbinden. Es öffnet sich eine neue Seite, auf der Sie sich mit Ihrem DATEV-Authentifizierungsmedium anmelden – entweder per DATEV SmartLogin (QR-Code) oder mit einem mIDentity-Stick. Nach erfolgreicher Anmeldung wählen Sie den gewünschten Mandanten aus.
Übertragung starten
Wählen Sie die gewünschten Belege aus und klicken Sie auf Markierte Rechnungen übertragen oder Alle Rechnungen übertragen. Den Fortschritt können Sie über das Symbol oben rechts verfolgen:
Gelb – Übertragung läuft
Grün – Übertragung erfolgreich abgeschlossen
Rot – Fehler bei der Übertragung
Die Rechnungsdaten-Übersicht ist gleichzeitig die Historie aller Übertragungen. Über den Übertragungsstatus-Filter können Sie jederzeit auch erfolgreich übertragene Belege einsehen.
Fehlgeschlagene Übertragungen
Belege mit dem Status „Übertragung fehlgeschlagen“ werden in der Tabelle entsprechend markiert. Sie haben folgende Möglichkeiten:
Hinweis: Das Zurücksetzen ist z. B. hilfreich, wenn eine Übertragung aufgrund unzulässiger Sonderzeichen in der Rechnungsnummer fehlschlägt.
Detailansicht eines Belegs
Öffnen Sie die Detailansicht über einen Doppelklick auf einen Beleg oder über Kontextmenü → Details anzeigen. Die Detailansicht zeigt:
Hinweis: Die Übertragung gilt nur dann als erfolgreich, wenn DATEV eine positive Rückmeldung zurückgibt.
Bei Fragen oder Problemen zur Nutzung des DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 wenden Sie sich bitte an den KATAG ZROnline Support.
Alle Hilfsdokumente und Anleitungen zur Einrichtung auf DATEV-Seite finden Sie hier:
https://www.datev.de/web/de/berufsgruppenuebergreifend/mydatev/datenservices
+49 (521) 977 933-100
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