Eingabemaske Neu

Wenn Sie die Rechnungserstellung aufrufen, öffnet sich die Eingabemaske, mit welcher Sie elektronische Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnungsformat erstellen können.
Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht über die einzelnen Eingabefelder.

1. Kopfdaten
2. Positionszeile
3. Summenzeile

1. Kopfdaten

1 – Dokumententyp auswählen
Wählen Sie per Dropdown-Auswahl den passenden Dokumententyp.

• • Ausgangsrechnung 🠖 vom Unternehmen an Kund: innen gestellte Rechnung über erbrachte Leistungen oder Ware.
• • Abschlagsrechnung 🠖 Teilrechnung für bereits erbrachte oder noch zu erbringende Leistungen, Zwischenabrechnung innerhalb eines Projektes oder Auftrags.
• • Stornorechnung* 🠖 Aufheben einer bereits gestellten Rechnung, die den Betrag auf null korrigiert.
• • Rechnungskorrektur* 🠖 ersetzt eine fehlerhafte Rechnung ganz oder teilweise (bspw. bei falschen Beträgen oder Angaben).

2 – Partner auswählen
Unter Partner auswählen öffnet sich eine Dropdown-Auswahl mit Ihren bisher angelegten Partnern. Mit Auswahl des gesuchten Partners, werden alle Vorgaben wie Tarife des Partners automatisch übernommen.

Mit Klick auf das „A“-Icon können für den Partner angelegte Rechnungs- und Lieferadressen (falls mehrere hinterlegt sind) differenziert werden.

Mit dem Stift-Icon werden Sie auf das Partnerexposé des ausgewählten Partners weitergeleitet und können diesen bearbeiten.

3 – Rechnungsformat
Das Rechnungsformat bestimmt die Struktur und den Aufbau der elektronischen Rechnung. Wählen Sie das gewünschte Rechnungsformat in der Dropdown-Auswahl aus.

Hinweis: Wir empfehlen als Rechnungsformat ZUGFeRD 2.4 Extended, ZUGFeRD EN16931, XRechnung 3.0 oder höher. Diese entsprechen der Norm 16931 und erfüllen damit alle gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung.

4 – Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer wird automatisch anhand des definierten Nummernkreises erstellt. Sie kann mit dem Schloss-Icon entsperrt und manuell editiert werden.

5 – Rechnungsdatum
Ausstellungsdatum der Rechnung.
Standardmäßig mit aktuellem Datum vorbelegt; Änderung über Kalenderauswahl oder manuelle Eingabe möglich.

6 – Lieferdatum
Lieferdatum der in Rechnung gestellten Ware.
Standardmäßig mit aktuellem Datum vorbelegt; Änderung über Kalenderauswahl oder manuelle Eingabe möglich.

7 – Leistungszeitraum von/ bis
Zeitraum der erbrachten Leistung oder Projektlaufzeit, Datum per Kalenderauswahl oder manueller Eingabe erfassbar.

8 – Ergänzende Rechnungsdaten
Eingabemaske für zusätzliche Angaben, welche auf der Rechnung aufgeführt werden sollen.
In den Einstellungen zur Rechnungserstellung können Sie weitere allgemeine Rechnungsangaben festlegen.

9 – Steuerbefreiungsgründe
Es öffnet sich ein Popup mit vier verschiedenen Optionen zur Auswahl eines Steuerbefreiungsgrunds.

10 – Rechnungsvorlage
Auswahl zwischen deutschen und englischen Vorlagen, jeweils mit Positionierung des Firmenlogos links oder rechts oben auf der Rechnung.

11 – Währung
Festlegen der Rechnungswährung. Auswahl zwischen EUR (Euro), CHF (Schweizer Franken) und USD (US-Dollar).

12 – Fälligkeitsdatum
Datum bis wann die Zahlung erfolgen muss, anpassbar per Kalenderauswahl oder manueller Eingabe.

13 – Skonto 1 und Skonto 2
Zwei Preisnachlässe für frühzeitige Zahlung definierbar
Skonto 1: höherer Nachlass bei sehr früher Zahlung
Skonto 2: reduzierter Nachlass bei früher Zahlung

2. Positionszeile

Geben Sie nun Ihre abzurechnenden Artikel und Dienstleistungen an. Wählen Sie dafür zwischen Listen- und Freiartikel .

Um einen Artikel hinzuzufügen, klicken Sie auf das +-Icon in der Positionszeile oder geben die gewünschten Artikeldaten ein. Nach dem Speichern wird der Artikel in die Position übernommen und für die weitere Bearbeitung verwendet.

Listenartikel:

Wählen Sie entweder im Feld „Artikelnummer“ oder dem Feld „Artikelbezeichnung“ den gewünschten Artikel in der Dropdownauswahl aus, Sie können die Auswahlliste eingrenzen indem Sie den Anfang der Nummer- bzw. Artikelbezeichnung eintippen.

Über das Drei-Strich-Icon öffnen Sie die Artikelliste, dies ist eine Übersicht aller angelegten Artikel. Wählen Sie den gewünschten Artikel aus und bestätigen Sie die Auswahl mit Senden.

Die Menge kann jederzeit angepasst werden; der Gesamtbetrag wird dabei automatisch neu berechnet.

Über „Artikelliste anzeigen“ (Drei-Strich-Icon) können bestehende Artikel zusätzlich verwaltet werden. Dort haben Sie folgende Optionen:

• • Neuen Artikel anlegen 🠖 Eingabemaske für neuen Artikel
• • Datensatz bearbeiten 🠖 öffnet die Eingabemaske für den ausgewählten Datensatz, mit den bereits ausgefüllten Daten
• • Datensatz duplizieren 🠖 dupliziert den ausgewählten Datensatz

Freiartikel

Wenn Sie einen Freiartikel verwenden möchten, können Sie die Positionsfelder manuell ausfüllen. Mit einem Klick auf das „LA“(Listenartikel)-Icon können sie auf „FA“(Freiartikel) wechseln. Freiartikel werden nicht im Artikelstamm gespeichert und stehen später nicht zur erneuten Auswahl zur Verfügung.

Funktionen innerhalb der Positionszeile

Rechts in der Positionszeile, befinden sich vier Icons:

• • Prozent
  Rabatt hinzufügen oder aufheben bezogen auf die Position in dieser Zeile. Für weitere Informationen zum Rabatt sehen Sie 3. Summenzeile.
• • Plus
  Neue Positionszeile hinzufügen.
• • Minus
  Letzte Positionszeile entfernen (Nicht bei nur einer Zeile möglich).
• • Textfeld
  Freitext für Positionszeile hinzufügen oder entfernen.

3. Summenzeile

Nachdem eine oder mehrere Positionen erfasst wurden, werden unterhalb der Positionszeile die „Summe der Positionen“ (ggfs. inkl. Rabatt), die „Rechnungssumme Netto“, die „zuzügliche Umsatzsteuer“ (aufgeschlüsselt nach dem Umsatzsteuersatz), die „Summe der Umsatzsteuer“, sowie die „Rechnungssumme Brutto“, aufgeschlüsselt aufgeführt.

Rabatt:

Um Rabatt auf eine Position (Artikel) zu gewährleisten, klicken Sie das Prozent-Icon „%“ in der Positionszeile an. Darunter öffnet sich nun eine Eingabemaske. Im ersten Feld können Sie den Betrag oder den Prozentwert des Rabattes eingeben.

Sollten Sie einen Prozentbetrag nutzen, vergessen Sie nicht das Prozentzeichen „%“ in das Feld zu schreiben. Rechts neben dem Betrag rechnet das System automatisch den geldlichen Betrag aus und zeigt ihn an.

Nutzen Sie einen Geldbetrag, tragen Sie einfach den gewünschten geldlichen Preisnachlass ein. Rechts neben dem Betrag rechnet das System automatisch den Prozentsatz aus und zeigt ihn an.

Wollen Sie Rabatt auf die gesamte Rechnung geben, klicken Sie auf das Prozent Icon „%“ in der „Summe der Positionen“-Zeile und darunter öffnet sich nun eine Eingabemaske, gleich der wie bei Positionsrabatten.