ZUGFeRD gehört zu den etablierten Formaten für den elektronischen Rechnungsaustausch in Deutschland. Dennoch sorgt die Vielzahl an Versionen und Profilen häufig für Unsicherheit: Welche Variante ist die richtige und worin unterscheiden sie sich eigentlich? Dieser Beitrag gibt einen strukturierten Überblick über Versionen, Profile und deren Einsatzbereiche und hilft bei der Einordnung der unterschiedlichen Bezeichnungen.

1. Was ist ZUGFeRD?
2. Profil und Version – wo liegt der Unterschied?
3. Die ZUGFeRD-Profile
4. Die ZUGFeRD-Versionen
5. Fazit

1. Was ist ZUGFeRD?

Seit 2025 müssen elektronische Rechnungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Das bedeutet, sie müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Die eigentliche E-Rechnung besteht dabei aus einer maschinenlesbaren XML-Datei. Die beiden Standards ZUGFeRD und XRechnung erfüllen diese Anforderungen.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und das französische Pendant Factur-X sind hybride Formate. Sie kombinieren die maschinenlesbaren XML-Daten mit einer menschenlesbaren PDF/A-3-Datei. Die XML-Datei ist dabei direkt in das PDF eingebettet – ideal für Unternehmen, die sowohl digitale Prozesse als auch die klassische Sichtprüfung benötigen.

Im Gegensatz dazu ist die X-Rechnung ein rein semantisches Datenmodell, das aus einer reinen XML-Struktur besteht und auf eine visuelle Darstellung der Rechnung verzichtet. Dieser Standard wird vor allem für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) gefordert.

Da fehlerhafte Rechnungen von Verzögerungen in der Buchhaltung bis hin zu rechtlichen Konsequenzen erhebliche Probleme nach sich ziehen können, sollten elektronische Eingangsrechnungen zudem validiert, das heißt mit Hilfe spezieller Software (so genannter Validatoren) auf ihre technische und inhaltliche Korrektheit überprüft werden.

2. Profil und Version – wo liegt der Unterschied?

Bevor wir in die Details gehen, ist die Unterscheidung dieser beiden Begriffe entscheidend für das Verständnis:

• • Das Profil definiert den Inhalt. Es legt fest, welche und wie viele Rechnungsinformationen (Datenfelder) in der XML-Datei enthalten sind. Man kann es sich wie den „Leistungsumfang“ der Datenstruktur vorstellen.
• • Die Version definiert den technischen Stand. Sie beschreibt die Weiterentwicklung des Standards über die Zeit. Neue Versionen werden veröffentlicht, um technische Spezifikationen zu aktualisieren oder neue gesetzliche Anforderungen (z. B. Steueränderungen) zu integrieren.

Kurz gesagt: Das Profil entscheidet darüber, ob Sie nur Kopfdaten oder auch detaillierte Positionsdaten senden. Die Version entscheidet darüber, nach welchem aktuellen technischen Regelwerk diese Daten formatiert sind. Für eine rechtskonforme Rechnung müssen beide Parameter korrekt gewählt sein.

3. Die ZuGFeRD-Profile

ZUGFeRD stellt verschiedene Profile bereit, die unterschiedliche Anforderungen und Einsatzszenarien abdecken. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wie viele strukturierte Rechnungsdaten enthalten sind. Hintergrund ist, dass Unternehmen sehr unterschiedliche Digitalisierungsgrade und Prozessanforderungen haben. Während einige Rechnungen nur grundlegende Informationen enthalten müssen, benötigen andere detaillierte Positions- oder Zusatzinformationen. Die Profile ermöglichen daher einen abgestuften Einstieg in den elektronischen Rechnungsaustausch.

Minimum und Basic WL (Without Lines)

Diese Profile enthalten nur stark reduzierte Informationen und verzichten auf detaillierte Positionsdaten.
Achtung: Sie sind nicht konform zur EN 16931, da sie nicht alle steuerrechtlich notwendigen Pflichtangaben enthalten. In Deutschland dienen sie lediglich als reine Buchungshilfe, nicht aber als vollwertige E-Rechnung nach § 14 UStG.

Basic

Das ZUGFeRD-Profil Basic enthält alle grundlegenden Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Beträge und Steuersätze und ermöglicht entspricht damit den Anforderungen des § 14 UStG. Es eignet sich für einfache Rechnungen ohne detaillierte Zusatzinformationen.

In der Praxis wird dieses Profil häufig dort eingesetzt, wo Rechnungen zwar elektronisch verarbeitet werden sollen, die zugrunde liegenden Geschäftsprozesse jedoch wenig Komplexität aufweisen.

EN 16931 (ehemals Comfort)

Das ZUGFeRD-Profil EN 16931 ist der Standard für den B2B-Bereich Es bildet die europäische Norm 16931 vollständig ab und enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UstG. Zusätzliche Informationen wie Positionsnummern oder Rabatte werden strukturiert übermittelt. Damit ist dieses Profil die sicherste Wahl für eine automatische Verarbeitung zwischen verschiedenen Systemen und geeignet für komplexe Geschäftsprozesse.

Extended

Das Profil Extended erweitert das Profil 16931 um Zusatzinformationen für branchenspezifische Anforderungen oder sehr komplexe Prozesse (z.B. Lieferungen an verschiedene Orte innerhalbe einer Rechnung) Es ermöglicht damit detaillierte Rechnungen, etwa mit strukturierten Zahlungsbedingungen oder weiteren Angaben auf Positionsebene zur Unterstützung der Lagerhaltung.

Eingesetzt wird es häufig von Großunternehmen mit komplexen Rechnungsanforderungen, die tiefgreifende Daten oder branchenspezifische Informationen für ihre Lagerhaltung oder Logistik benötigen.

XRechnung

Seit Veröffentlichung der ZUGFeRD-Version 2.1.1 im Jahr 2022 gibt es das ZUGFeRD Referenz-Profil XRechnung, um die Brücke zum B2G-Bereich zu schlagen. Es ermöglicht es, ZUGFeRD-Daten so zu strukturieren, dass sie den Anforderungen des in Deutschland für den Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung vorgeschriebenen Standards XRechnung entsprechen.

Wichtig zu wissen: Behörden akzeptieren oft nur den reinen XML-Teil; das PDF-Gewand wird dort meist ignoriert.

4. Die ZUGFeRD-Versionen

Die technische Entwicklung von ZUGFeRD ist ein fortlaufender Prozess:

• ZUGFeRD 1.0 (2014): Der Grundstein für den strukturierten Datenaustausch.

• ZUGFeRD 2.0 (2019): Erste Version, die den EN 16931 erfüllt und kompatibel zum französischen Factur-X ist.

• ZUGFeRD 2.1 (2020): Einführung der Kompatibilität zur XRechnung.

• ZUGFeRD 2.2 (2024): Fokus auf verbesserter Kompatibilität, Benutzerfreundlichkeit und internationaler Integration

• ZUGFeRD 2.3 (2024): Anpassung an neue Versionen der EN 16931 und komplexere Umsatzsteuerszenarien.

• ZUGFeRD 2.4 (2025): Die aktuellste Version (in Kraft seit 15. Januar 2026). Sie basiert auf dem neuesten UN/CEFACT-Standard und optimiert insbesondere das Profil Extended sowie den grenzüberschreitenden Handel.

5. Fazit

Die Wahl des richtigen ZUGFeRD-Formats ist kein Hexenwerk, wenn man die Logik hinter Profilen und Versionen versteht. Während die Version lediglich den aktuellen technischen „Reifegrad“ widerspiegelt (hier ist die Nutzung der jeweils aktuellsten Version ratsam), bestimmt das Profil den tatsächlichen Informationsgehalt.
Für die meisten Unternehmen im deutschen B2B-Sektor ist das Profil EN 16931 in der aktuellen Version 2.4 der „Goldstandard“: Es ist rechtssicher, erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und bietet genügend Tiefe für eine automatisierte Buchhaltung. Wer hingegen mit Behörden abrechnet, sollte das Profil XRechnung im Blick behalten.
Die Umstellung auf ZUGFeRD bietet weit mehr als nur die Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht – sie ist der Schlüssel zu effizienteren Prozessen, schnelleren Zahlungszielen und einer fehlerfreien Buchführung.