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Dokumente archivieren – So bewahrst du deine Belege rechtskonform auf!

Wichtige Geschäftsbelege müssen über bestimmte Zeiträume aufbewahrt werden, da sie im Geschäftsleben als Nachweis dienen. Dazu zählen etwa Dokumente wie Rechnungen oder Buchungsbelege und zwar sowohl in Papier- als auch in elektronischer Form. Die Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich geregelt und variieren je nach Dokumententyp. Verstöße wie die Nichteinhaltung sind strafbar – es drohen Geldbußen. Auch für Privatpersonen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen, zum Beispiel für Rechnungen oder Kontoauszüge. Um die Dokumente schnell auffindbar zu machen, sollten Geschäftsunterlagen stets geordnet archiviert werden.

  1. Was versteht man unter „Aufbewahrungsfristen“?
  2. Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt es?
  3. Aufbewahrungsfristen für Geschäftsbelege
  4. Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Privatpersonen?
  5. Geltungszeitraum von Aufbewahrungsfristen
  6. Die richtige Aufbewahrung von Dokumenten
  7. Revisionssichere Archivierung: Das ist bei elektronischen Dokumenten zu beachten
  8. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist: Unterlagen sicher vernichten
  9. Welche Konsequenzen drohen bei Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht?

1. Was versteht man unter „Aufbewahrungsfristen“?
Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich vorgegebene Zeiträume, über die bestimmte Belege vorgehalten werden müssen. Die Aufbewahrungsfrist für ein Dokument beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Der Hintergrund ist, dass auch abgeschlossene Geschäftsvorgänge später noch einmal bedeutsam sein könnten: So gelten zum Beispiel für verschiedene Geschäftsvorgänge Gewährleistungs- und Produkthaftungsfristen, die eine längere Aufbewahrung der zugehörigen Unterlagen erforderlich machen. Wären die Belege nicht mehr auffindbar, würde dies zu einer Beweisnot führen, die sich nachteilig auf das Unternehmen auswirken könnte. Bei Betriebsprüfungen oder Rechtsstreitigkeiten dienen die Belege zudem als wichtiger Nachweis, um auch Vorgänge, die nicht mehr erinnerbar sind, rekonstruieren zu können. Aus diesem Grund ist es wichtig, die vorgegebenen Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Jedes Unternehmen, jede Organisation und sogar Privatpersonen haben Aufbewahrungsfristen zu erfüllen. Diese betreffen unterschiedliche Nachweispflichten. Festgelegt sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen im Handels- und Steuerrecht. Zudem existieren auch branchen- und anwendungsspezifische Aufbewahrungsfristen für Dokumente.

2. Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt es?
Wer welche Belege über welche Zeiträume hinweg aufbewahren muss, ist durch das steuer- und Handelsrecht gesetzlich genau definiert. Im Handelsgesetzbuch (§§ 238 und 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§147 AO) ist geregelt, wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen.

Empfangene Handelsbriefe, Kopien oder Durchschriften abgesandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung sind sechs Jahre aufzubewahren (§257 Abs. 1 Nr. 1 & 4 HGB).

Einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren unterliegen Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse (nach §325 Abs. 2a HGB), Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen. Auch Buchungsbelege (zu den nach §238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern), Ein- und Ausgangsrechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden (§14b UStG).

Im Rahmen der Bekämpfung von Schwarzarbeit sind auch Nichtunternehmer, also Privatpersonen, in bestimmten Fällen verpflichtet, Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen zu archivieren (§14b Abs. 1 S. 5 Nr. 1 UStG). Dies betrifft insbesondere Eigenheimbesitzer, die handwerkliche Arbeiten an Haus und Grundstück in Auftrag geben. So besteht beispielsweise für sämtliche Rechnungen über bauliche und planerische Leistungen, sowie Reinigungs-, Instandhaltungs- oder Gartenarbeiten eine zweijährige Aufbewahrungspflicht. Belege über handwerkliche Leistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, sollten bis zu fünf Jahre lang aufbewahrt werden.

3. Aufbewahrungsfristen für Geschäftsbelege
Als Faustregel gilt: Jedes Dokument, das für die Buchhaltung verwendet wird, muss zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Abweichungen davon betreffen vor allem Kleinunternehmer und Selbstständige, die keine Mitarbeiter haben. Für die meisten anderen Dokumente gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.

Auch wenn aus handels- und steuerrechtlicher Sicht in der Wirtschaft keine längeren Aufbewahrungsfristen als zehn Jahre gelten, so sollten bestimmte Unterlagen wie Patente, Baupläne, Gerichtsurteile, Grundstücksunterlagen, Gesellschafterverträge und Personalakten unbefristet lange aufbewahrt werden.

Buchungsbelege
Unter „Buchungsbelegen“ versteht man alle Unterlagen über einzelne Geschäftsvorfälle. Darunter fallen zum Beispiel Dokumententypen wie Rechnungen, Quittungen, Lieferscheine, Bankauszüge, Buchungsanweisungen, Portokassenbücher, Kassenberichte, Auftragszettel oder Gehaltslisten. Buchungsbelege mit vermögenswirksamen Leistungen haben eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Bank- und Kassenbelege
Auch Bank- und Kassenbelege sind Buchungsbelege. Allerdings müssen Kassenzettel, Registrierkassenstreifen oder Bons nicht aufbewahrt werden: Der Aufbewahrungszweck ist hier anderweitig gesichert, wenn zum Beispiel statt Registrierkassenstreifen Tagesendsummenbons archiviert werden, die vollständige Angaben über den Namen des Geschäfts, die Tagesendsumme und das Datum enthalten. Die Aufbewahrungsfrist beträgt auch hier zehn Jahre.

Handels- und Geschäftsbriefe
Mit Ausnahme von Unterlagen, die in einer Offene-Posten-Buchung geführt werden, gilt für Handels- und Geschäftsbriefe eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Achtung: Auch wenn Eingangsrechnungen und Duplikate von Ausgangsrechnungen ebenfalls als Handelsbriefe gelten, unterliegen diese einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Steuerunterlagen
Für Steuerunterlagen wie zum Beispiel Reisekostenabrechnungen, Fahrtenbücher, Freistellungsbescheinigungen oder Arbeitszeitlisten gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.

Personalunterlagen
Bei Personalunterlagen gilt es, bezüglich der Aufbewahrungsfristen darauf zu achten, ob sie steuerliche Relevanz haben. In diesem Fall sind die Dokumente sechs Jahre lang vorzuhalten. Dies betrifft zum Beispiel Lohnkonten und andere Unterlagen, die für die Lohnbuchhaltung relevant sind. Lohnlisten, in denen für jeden Arbeitnehmer die Löhne aufgeführt und nach Bruttolohn, Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, Sozialversicherungsbeiträgen und Nettolohn aufgeschlüsselt sind, bilden eine wichtige Grundlage für die Finanzbuchhaltung und sollten daher zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

4. Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Privatpersonen?
Auch Privatpersonen müssen bei einer Reihe von Unterlagen eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist beachten.

Zwei Jahre Aufbewahrungsfrist
Alle Kaufverträge, Rechnungen und Kassenbons müssen zwei Jahren lang aufbewahrt werden, um die Garantie oder einen möglichen Umtausch in Anspruch zu nehmen. Besonders wichtig ist die Aufbewahrung bei Handwerkerrechnungen, Verträgen, Rechnungen von Gutachtern, Anwälten oder Notaren.

Drei Jahre Aufbewahrungsfrist
Bei Kontoauszügen und Bankunterlagen ist es empfehlenswert, diese über einen Zeitraum von drei Jahren aufzubewahren, auch wenn dazu keine Verpflichtung besteht. Eine Ausnahme bilden Bankbelege, die als Nachweis für die Steuer Verwendung finden: Diese unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Fünf Jahre Aufbewahrungsfrist
Rechnungen und sonstige Unterlagen, die im Zusammenhang mit dem Kauf oder Bau einer Immobilie stehen, müssen aufgrund von Reklamationsfristen und Mängelansprüchen fünf Jahre lang aufbewahrt werden.

Sechs Jahre Aufbewahrungsfrist
Gemäß §147a AO sind alle Steuerpflichtigen mit einem Jahresumsatz von über 600.000 Euro pro Kalenderjahr verpflichtet, ihre (Geschäfts-)Unterlagen sechs Jahre lang aufzubewahren. Dies betrifft auch Privatpersonen mit einem entsprechenden Einkommen.

Dreißig Jahre Aufbewahrungsfrist
Mahnbescheide und Prozessakten, sowie die daraus resultierenden Urteile unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von dreißig Jahren.

Lebenslange Aufbewahrungsfrist
Persönliche Unterlagen wir Geburts- und Sterbeurkunden, Taufscheine, Heiratsurkunden, Schulzeugnisse, Rentenversicherungsunterlagen oder wichtige ärztliche Gutachten sollten lebenslang aufbewahrt werden.

5. Geltungszeitraum von Aufbewahrungsfristen
Das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung legen fest, wann gesetzliche Aufbewahrungsfristen beginnen und enden. Als Beginn der Aufbewahrungsfrist gilt das Ende des Kalenderjahres, in dem ein Beleg erstellt wurde. Mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie ausläuft, endet sie. Werden die betreffenden Unterlagen allerdings noch für Steuern benötigt, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, so bleibt die Aufbewahrungspflicht weiterhin bestehen, auch wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist bereits beendet ist oder demnächst abläuft. Gleiches gilt im Falle von wichtigen Prüfungen oder anderen laufenden Vorfällen, wie zum Beispiel Gerichtsverfahren.

6. Die richtige Aufbewahrung von Dokumenten
Dokumente können grundsätzlich in Papierform oder digital aufbewahrt werden. Allerdings bedeutet das nicht, dass Papierbelege einfach eingescannt und anschließend entsorgt werden können!

Bei Vollmachten, Verträgen oder notariellen Urkunden mit Siegel und Stempel hat beispielsweise nur das Originaldokument eine Beweiskraft und muss deshalb so aufbewahrt werden, dass es unverändert und leserlich bleibt und auf Verlangen sofort vorgezeigt werden kann. Auch Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen grundsätzlich im Original vorgehalten werden. Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe hingegen können sowohl im Original, als auch bildlich (also in gescannter Form auf einem Datenträger gespeichert) archiviert werden.

Werden Unterlagen im Original aufbewahrt, so müssen sie gesichert sein: Das bedeutet, dass der Raum, in dem sich das Archiv befindet, vor äußeren Einwirkungen wie Feuchtigkeit, Feuer oder Wasser geschützt sein muss. Zudem müssen die Unterlagen geordnet aufbewahrt werden, so dass sie ggfs. von sachverständigen Dritten in angemessener Zeit geprüft werden können.

Für elektronische Dokumente gilt hingegen, dass sie in genau der Form archiviert werden müssen, in der sie eingegangen sind – also in elektronischer Form! Das betrifft übrigens auch E-Mails und deren Anlagen. Hier dürfen also wiederum weder einfach Ausdrucke der E-Mails archiviert, noch die Anlagen irgendwo abgespeichert und die zugehörige E-Mail gelöscht werden.

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Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) nennen eine Reihe von Kriterien für die korrekte Vorhaltung von elektronischen Dokumenten: Demnach müssen digitale Belege unveränderbar, vollständig, richtig lesbar, nachvollziehbar, maschinell auswertbar und jederzeit abrufbar sein.

Ein wichtiger Aspekt bei der Archivierung von Dokumenten ist, dass deren Lesbarkeit die gesamte Aufbewahrungsfrist über gewährleistet bleibt. Handelt es sich beispielsweise bei solchen Unterlagen um Thermokopierpapier, das mit der Zeit verblasst, so müssen sie daher fotokopiert oder digitalisiert werden, um die Lesbarkeit dauerhaft sicherzustellen. Der Beleg auf Thermopapier muss in diesem Fall nicht weiter aufbewahrt werden.

Laut Abgabenordnung (§146 AO) sind Bücher und die sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen „im Geltungsbereich dieses Gesetztes zu führen und aufzubewahren“. Es besteht also eine gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung der Unterlagen in Deutschland. Im Falle digitaler Archive betrifft dies den Standort des Servers.

7. Revisionssichere Archivierung: Das ist bei elektronischen Dokumenten zu beachten
Viele Unterlagen liegen heute nicht mehr in Papier- sondern in digitaler Form vor und können auf Datenträgern archiviert werden. Grundsätzlich gelten für elektronische Dokumente die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für Belege auf Papier, das heißt, auch elektronische Belege unterliegen strengen Aufbewahrungspflichten. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass elektronische Dokumente auch zwingend elektronisch zu archivieren sind!

Die Archivierung auf Datenträgern hat natürlich gleich mehrere Vorteile: So müssen keine großen Aktenbestände in Papierform angelegt werden, die viel Raum einnehmen und die Daten können über eine Suchfunktion bequem abgerufen werden.

In Deutschland müssen elektronische Archivsysteme den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und weiteren steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen.

Das Gesetz schreibt dabei nicht vor, welche Art von Datenträger für ein elektronisches Archiv verwendet werden muss. Es muss sich jedoch um einen Datenträger handeln, auf dem die gespeicherten Informationen über unbegrenzte Zeit erhalten bleiben.

Ganz wichtig ist in diesem Zusammenhang die sogenannte Revisionssicherheit für elektronische Archive, deren Anforderungen ganz genau in den GoBD festgelegt sind. Demnach müssen die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert werden. Eine Orientierungshilfe dafür, was in einem digitalen Archiv als revisionssicher gilt, bieten die vom Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) formulierten zehn Grundsätze zur Revisionssicherheit:

  1. Dokumente werden unveränderbar archiviert.
  2. Kein Dokument geht auf dem Weg ins oder im digitalen Archiv verloren.
  3. Jedes Dokument wird durch entsprechende Techniken (wie indexieren, Tags, Metadaten) wieder auffindbar.
  4. Die Suche nach einem Dokument führt zu einem eindeutigen Treffer.
  5. Es ist nicht möglich ein einmal archiviertes Dokument innerhalb der vorgesehenen Lebenszeit zu zerstören.
  6. Jedes Dokument wird genau in der erfassten Form wieder angezeigt, ausgegeben oder gedruckt.
  7. Alle Inhalte werden in kurzen Zeiträumen gefunden.
  8. Alle Änderung an der Struktur des digitalen Archivs müssen protokolliert werde. Und zwar so, dass die Änderung rückführbar ist.
  9. Updates, Upgrades und Migrationen können so durchgeführt werden, dass keinen Informationen verloren gehen.
  10. Alle gesetzlichen Bestimmungen (auch die Bestimmungen zum Datenschutz) werden durchgängig

Die elektronisch archivierten Daten müssen dabei während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, das heißt, lesbar gemacht werden können, wenn sie benötigt werden.

8. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist: Unterlagen sicher vernichten
Ist ihre gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen, können Dokumente in der Regel vernichtet werden, sofern sie nicht noch für offene Verfahren oder Vorfälle wie eine Außenprüfung, laufende Ermittlungen, eine vorläufige Steuerfestsetzung oder ähnliches bedeutsam sind.

Vernichten bedeutet, dass Papierunterlagen geschreddert und digitale Dokumente gelöscht werden können. Spätestens seit Inkrafttreten der verschärften gesetzlichen Vorgaben im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) muss dabei jedoch auf den Datenschutz geachtet werden. Das gilt insbesondere dann, wenn die zu entsorgenden Unterlagen – neben betriebsinternen Geheimnissen – sensible personenbezogene Daten enthalten: Diese müssen so sorgfältig vernichtet werden, dass sie von fremden Personen nicht mehr lesbar gemacht werden können. Die Entsorgung von Dokumenten ist nach dem Bundesdatenschutzgesetz durch die „Vorschriften zur datenschutzkonformen Aktenentsorgung“ (DIN 66399) geregelt und an verschiedene Datenschutzklassen gekoppelt.

9. Welche Konsequenzen drohen bei Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht?
Unternehmen sind steuer- und handelsrechtlich zur fristgemäßen Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, Rechnungen und Buchungsbelegen verpflichtet und müssen mit Strafen rechnen, wenn die Aufbewahrungsfristen nicht eingehalten werden.

Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht gelten gleichzeitig als Verstöße gegen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten. Da gemäß der Rechtsprechung die Beweispflicht beim Steuerpflichtigen liegt, kann die Finanzbehörde aufgrund des Mangels an Beweiskraft die Besteuerungsgrundlage schätzen, wenn aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht verfügbar sind. Im schlimmsten Fall kann so für ein Unternehmen auf der Grundlage von Vergleichszahlen aus der gleichen Branche der Höchstbetrag angesetzt werden.

Zudem können aufgrund der Verletzung der Buchführungspflicht Sanktionen entstehen: Werden beispielsweise Rechnungen nicht zehn Jahre lang aufbewahrt, so kann, genau wie beim Verzicht auf Rechnungstellung, eine Geldbuße bis 5.000 Euro gegen das betreffende Unternehmen erhoben werden. Auch Privatpersonen drohen Bußgelder, wenn sie der Aufbewahrungspflicht nicht nachkommen. Werden etwa Rechnungen über ein Grundstück betreffende Leistungen nicht zwei Jahre lang vorgehalten, so können bis zu 500 Euro Geldbuße verhängt werden.

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