Papier ist doch von gestern, heute stehen EDV-geschützte Verfahren im Vordergrund. Welchen Zweck das papierlose Büro erfüllen soll? In erster Linie dient es dem Umweltschutz, der Effizienzsteigerung und der Arbeitseinsparung. Durch aufeinander abgestimmte Software-Lösungen können Arbeitsprozesse ohne Papier deutlich schneller, kostengünstiger und reibungsloser ablaufen als mit Papier.

1. Welche Funktionalitäten zählen eigentlich zu einem papierlosen Büro?
2. Lösungen für ein papierloses Büro
3. Klimaschutz durch ein papierloses Büro

1. Welche Funktionalitäten zählen eigentlich zu einem papierlosen Büro?

1. ✓ Alle Dokumente eines Unternehmens werden auf einem elektronischen Datenspeicher gespeichert. Dazu zählen zum Beispiel Cloud-Speicher, Festplatten, Magnetbänder oder Speicherkarten.




2. ✓ Geschäftsbelege werden vollständig elektronisch übermittelt, sprich über E-Mail, Messenger oder Netzwerke.




3. ✓ Auch die Personalverwaltung funktioniert in einem papierlosen Büro digital. Aktenschränke und Personalakten werden damit in das letzte Jahrhundert verbannt.




4. ✓ Des Weiteren sind alle Signaturen, welche zur Rechtssicherheit notwendig sind in rechtsgültige elektronische Signaturen umgewandelt worden.




5. ✓ Vorhandene Dokumente werden vollumfänglich digitalisiert, indem sie beispielsweise eingescannt werden. Anschließend ist eine revisionssichere Archivierung nicht zu umgehen.




6. ✓ Wichtig zu beachten ist, dass man sich durch die Umstellung auf ein papierloses Büro zwingend gegen Cyberkriminalität schützen muss und in Folge dessen auf eine ausgereifte Cybersecurity setzen sollte.

2. Lösungen für ein papierloses Büro

Als Grundvoraussetzung für ein papierloses Büro steht eine Softwarelösung zum Dokumentenmanagement, welche in erster Linie bei der elektronischen Archivierung der Geschäftsbelege unterstützt. Somit kann die Vielzahl an altertümlichen Papier-Dokumenten, welche sich zu Genüge in den Kellern oder Büroschränken der Unternehmen tummeln, reduziert werden.

Auch die lückenlose Ausstattung von mobilen Endgeräten, wie Smartphone, Tablet, Laptop und Co. gehören zum Status Quo.

Schon die kleinsten Kleinigkeiten könne ganz easy durch eine App oder eine digitalisierte Variante ersetzt werden. So ersetzt ein Notiz-Programm den herkömmlichen Notizblock oder die viereckigen Post-It’s.

Besonders interaktive Plattformen sind zur Ideen-Sammlung eine absolute Bereicherung und dienen der langfristigen Erhaltung des Wissenspools eines Unternehmens.

Die Steuerberater und Steuerberaterinnen können ebenfalls Hurra schreien, denn dank des papierlosen Büros können Kassenzettel und Quittungen, welche für die Steuer relevant sind per klick übermittelt werden. Das Herumtragen von Dokumentenordnern und der Ausbruch von einem Dokumentenwirrwarr hat so ein Ende.

Bevor das Büro papierlos wird müssen einige Vorkehrungen getroffen werden, ein Konzept zum Kabelmanagement sollte stehen, die Auswahl für die Richtige Hardware muss getroffen werden. Dabei sollte besonders auf die Lautstärkenerzeugung von Tastatur und Maus beachtet werden. Zudem sollte ein Blick auf die Präferenzen der Mitarbeitenden geworfen werden, schließlich sind sie diejenigen, die schlussendlich mit den ausgewählten Endgeräten arbeiten müssen.

3. Klimaschutz durch ein papierloses Büro

Dass das Klima durch die Reduzierung von Papierverbrauch geschützt werden kann, liegt wahrscheinlich auf der Hand. Doch wie schädlich die Produktion von Papier wirklich für unser Klima ist und wie viele Bereiche der Umwelt darunter leiden, ist den meisten nicht bewusst. Sichtbar ist definitiv die Abholzung des Regenwaldes, die fort an voranschreitet und mittlerweile schon so viel Waldfläche zerstört hat, dass es kein Zurück mehr zu dem Regenwald von vor 25 oder 30 Jahren gibt. Auch die Tierarten, welche dadurch ausgestorben sind, lassen sich nicht zurückbringen.

Ebenso der Transport und die Verarbeitung des Holzes verursachen Co², welches durch digitale Prozesse größtenteils eingespart werden könnte. Am beunruhigendsten ist jedoch der hohe Verbrauch an Frischwasser, welcher bei der Herstellung des Papiers entsteht.

Zusammenfassend hat die Verwendung von Papier besonders in Bereichen, in welchen sie nicht notwendig ist, einen negativen Einfluss auf das Klima. Good To Know ist, dass diese Verschwendung ganz einfach aus dem Weg geschafft werden kann. Nämlich indem innovative digitale Prozesse das analoge Papier ablösen.