Die E-Rechnungspflicht ist für viele Unternehmen längst kein neues Thema mehr. Dennoch zeigt sich in der Praxis, dass gerade im Mittelstand noch Unsicherheit besteht, wie die Anforderungen sinnvoll und alltagstauglich umgesetzt werden können. Lesen Sie hier wieso die Umstellung auf E-Rechnungen Ihre Chance zur Digitalisierung ist!

1. Gesetzlicher Rahmen und aktueller Handlungsbedarf
2. Herausforderungen für den Mittelstand
3. Erfolgsfaktoren für eine nachhaltige Einführung
4. Technologische Optionen für mittelständische Unternehmen
5. Die E-Rechnung als Katalysator für digitale Prozesse
6. Fazit

1. Gesetzlicher Rahmen und aktueller Handlungsbedarf

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Die Versandpflicht greift spätestens ab 2028, mit verschiedenen Übergangsfristen. Mehr Informationen finden Sie hier!

Viele Unternehmen haben sich bereits mit den gesetzlichen Grundlagen beschäftigt. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass besonders die organisatorische und technische Umsetzung häufig noch Probleme aufwirft. Die verbleibenden Übergangsfristen sind daher der perfekte Zeitpunkt, um Prozesse strukturiert vorzubereiten und die Umstellung fertigzustellen.

2. Herausforderungen für den Mittelstand

Die Einführung der E-Rechnung ist kein reines IT-Projekt. Sie betrifft zentrale Abläufe in Buchhaltung, Einkauf und Geschäftsleitung gleichermaßen. In mittelständischen Unternehmen fehlt oft eine klare Trennung dieser Verantwortlichkeiten, wodurch Abstimmungsprobleme entstehen.

Typische Herausforderungen sind:

• • unklare Zuständigkeiten zwischen Fachabteilung und IT
• • gewohnte Prozesse, die nicht auf strukturierte Rechnungsdaten ausgelegt sind
• • fehlende Transparenz über bestehende Systemlandschaften und Schnittstellen
• • Unsicherheiten hinsichtlich gesetzlicher Anforderungen, Formate und Archivierungspflichten

Insbesondere die revisionssichere Archivierung nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sowie die Einhaltung der Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 werfen in der Praxis viele Fragen auf. Ohne eine klare Struktur droht die E-Rechnungspflicht zu einem reinen Pflichtprojekt zu werden, anstatt einen echten Mehrwert zu schaffen.

3. Erfolgsfaktoren für eine nachhaltige Einführung

Erfolgreiche E-Rechnungsprojekte im Mittelstand folgen meist einem ähnlichen Muster. Entscheidend sind eine frühzeitige organisatorische Verankerung und eine realistische Planung.

Bewährt haben sich insbesondere:

• • ein klar definiertes Projektteam mit festen Verantwortlichkeiten
• • realistische Zeitpläne und Budgets
• • frühzeitige, offene Kommunikation mit allen beteiligten internen Fachbereichen und Partnern
• • eine Analyse bestehender Prozesse, Systeme und Schnittstellen
• • Testläufe mit Geschäftspartnern zur Abstimmung von Formaten und Übertragungswegen

Durch diese strukturierte Herangehensweise lassen sich spätere Anpassungen und der Abstimmungsaufwand zwischen Abteilungen spürbar senken.

4. Technologische Optionen für mittelständische Unternehmen

Der Markt für E-Rechnungslösungen ist breit aufgestellt. Für mittelständische Unternehmen eignen sich insbesondere hybride Lösungen, die sich in bestehende Systeme integrieren lassen und gleichzeitig einen hohen Automatisierungsgrad ermöglichen.

Solche Lösungen unterstützen unter anderem:

• • automatisierte Prüfroutinen für eingehende Rechnungen
• • Formatkonvertierungen (z.B. zwischen XRechnung und ZUGFeRD)
• • Schnittstellen zu Buchhaltungs-, DMS- oder ERP-Systemen
• • revisionssichere Archivierung gemäß GoBD

Durch die Reduktion manueller Arbeitsschritte sinkt nicht nur die Fehlerquote, sondern auch der zeitliche Aufwand in der Rechnungsverarbeitung erheblich. Voraussetzung für eine tiefergehende Integration, etwa über APIs, ist ein grundlegendes Verständnis der eigenen IT-Landschaft sowie ausreichende personelle Ressourcen für Betrieb und Weiterentwicklung.

5. Die E-Rechnung als Katalysator für digitale Prozesse

Über die reine Rechnungserstellung hinaus entfaltet die E-Rechnung ihr Potenzial vor allem durch strukturierte Daten. Diese ermöglichen eine weitgehende Automatisierung zentraler Finanzprozesse, etwa bei der Eingangsprüfung, Buchung oder Zahlungsfreigabe.

Für den Mittelstand ergeben sich daraus klare Vorteile:

• • durch frühere Verfügbarkeit strukturierter Finanzdaten einen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz
• • effizientere Buchhaltungs- und Steuerprozesse
• • bessere interne Kontrollmechanismen durch digitale Audit-Trails
• • transparentere Einblicke in Zahlungsflüsse, offene Posten und Liquidität
• • fundiertere Entscheidungsgrundlagen für Controlling und Unternehmenssteuerung

Durch frühere Zahlungseingänge verbessern Sie die Liquiditätsplanung und erhöhen die finanzielle Planungssicherheit. Gerade bei mehreren Standorten oder einem hohen Belegaufkommen schafft die E-Rechnung eine konsistente Datenbasis über Unternehmensbereiche hinweg.

6. Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist mehr als eine gesetzliche Vorgabe. Für mittelständische Unternehmen bietet sie die Möglichkeit bestehende Prozesse kritisch zu hinterfragen und schrittweise zu modernisieren. Wer die Einführung strukturiert angeht und als Teil einer langfristigen Digitalisierungsstrategie versteht, profitiert von effizienteren Abläufen, höherer Datenqualität und besserer Transparenz.

Damit wird die E-Rechnung zu einem praxisnahen Einstieg in die digitale Transformation – mit überschaubarem Aufwand und nachhaltigem Nutzen.