Versand konfektionieren

Hier sehen Sie rechts neben der Eingabemaske zur Konfektionierung des Rechnungsversands eine PDF-Vorschau (1) der zu verschickenden Rechnung. Unterhalb der Maske wird Ihnen zudem, genau wie auf dem Dashboard, eine tabellarische Auflistung aller noch nicht versandten Ausgangsrechnungen angezeigt (2). Mit einem Doppelklick auf einen Listeneintrag wählen Sie auch hier den entsprechenden Vorgang für den Versand aus.

Das oberste Feld der Eingabemaske wird automatisch mit der Absender-E-Mail-Adresse (1) „noreply@rechnungsstellung.obwyse.net“ vorbelegt: Diese systemseitige Adresse kann nicht von Ihnen verändert werden.

Im Feld „An“ (2) darunter geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Sofern Sie bei der Rechnungserstellung auf einen Datensatz aus dem Kundenstamm zurückgegriffen haben, in dem auch bereits eine E-Mail-Adresse erfasst ist, wird dieses Feld ebenfalls automatisch mit der betreffenden Adresse belegt. Soll Ihre Rechnungs-E-Mail an eine andere Empfängeradresse geschickt werden, können Sie den Eintrag einfach ändern. Eine Zeile tiefer finden Sie weitere Eingabefelder, in denen Sie optional noch Empfängeradressen für eine Kopie („Cc“) (4) oder Blindkopie („Bcc“) (5) Ihrer Rechnungs-E-Mail angeben können.

Als nächsten Schritt wählen Sie ein Feld tiefer per Dropdown-Auswahl eine E-Mail-Vorlage (6) aus. Standardmäßig können Sie zwischen „Ausgangsrechnung ZUGFeRD Default“ und „Ausgangsrechnung XRechnung Default“ wählen; sofern Sie in ihren Einstellungen weitere Vorlagen angelegt haben, stehen diese ebenfalls hier zur Auswahl.

Die nachfolgenden Felder „Betreff“ (7) und „Nachricht“ (8) werden gemäß Ihrer ausgewählten Vorlage ggfs. automatisch ausgefüllt. Alternativ können Sie hier selbstverständlich auch eine individuelle Texteingabe vornehmen.

Im Schritt Versandkonfektionieren sind der Versand und das Hinzufügen, sprich Konfektionieren, von Rechnungen die wichtigsten Optionen. Diese werden Ihnen unter den Entsprechenden Kacheln unten genau erklärt.

Neben dem Stapelversand (1) und dem hinzufügen von Dokumenten (2) stehen Ihnen über das Kontextmenü aber noch weitere Funktionen zur Verfügung. Wenn Sie den Versandvorgang für eine von Ihnen erstellte Ausgangsrechnung abbrechen und die entsprechende Rechnung löschen möchten, können Sie dies über die Option „Rechnungsvorgang löschen“ (3) tun. Mit „Anzeigen im Browser“ (4) öffnen Sie die aktuelle Ausgangsrechnung als PDF in einem neuen Browserfenster. Zudem können Sie sich das Protokoll für den aktuellen Vorgang anzeigen lassen (5). Bei obwyse Team haben Sie zudem noch die Option Weiterleiten (6).

Weitere Dokumente hinzufügen

Über die Option „Dokument hinzufügen“ oben im Kontextmenü können Sie Ihrer E-Mail zusätzlich zu Ihrer Ausgangsrechnung ein weiteres Dokument anhängen: Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster , in welchem Sie per Dropdown-Auswahl den passenden Dokumententyp festlegen und die entsprechende Datei aus Ihrem lokalen Verzeichnis auswählen können.

Klicken Sie abschließend unten rechts im Fenster auf „Senden“, um die ausgewählte Datei anzuhängen. Das zusätzlich angehängte Dokument wird zudem nach dem Versand in Ihrem obwyse archiviert, und mit den Metadaten des zugehörigen Versandvorgangs, bzw. des führenden Ausgangsdokuments belegt. D.h. fügen Sie einer Ausgangsrechnung ein weiteres Dokument hinzu, wird dieses unter der gleichen Belegnummer und mit dem gleichen Belegdatum wie die Rechnung im Archiv zu finden sein. Natürlich können Sie später im Archiv eine weitere Verschlagwortung für das Dokument vornehmen. Um mehrere Dokumente zu einer Rechnungs-E-Mail hinzuzufügen, wiederholen Sie den Vorgang. Eine Übersicht aller zum aktuellen Vorgang zugehörigen Dokumente finden Sie in der Tabelle unterhalb der Eingabemaske unter Ihrem ausgewählten, aktuellen Versandvorgang.

Um ein zusätzlich angehängtes Dokument wieder zu entfernen, markieren Sie die Anlage unter dem entsprechenden Vorgang in der Übersichtstabelle mit einem Klick und wählen Sie im Kontextmenü die Option „Anlage entfernen“.

 
Rechnungsversand abschließen
Um den Versandvorgang abzuschließen , stehen Ihnen ebenfalls verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.

Die Option „Speichern und weiter“ links unterhalb der Eingabemaske dient der Stapelverarbeitung: Die Konfektionierung des aktuellen Versandvorgangs wird gespeichert, die Rechnungs-E-Mail jedoch noch nicht abgeschickt. In der Tabelle unten wird der so abgeschlossene Vorgang nun mit einem kleinen Disketten-Icon am rechten Zeilenrand als „gespeichert“ markiert; der nächste offene Versandvorgang in der Tabelle wird automatisch zur Konfektionierung in der Eingabemaske geöffnet.

Klicken Sie stattdessen auf den „Speichern“-Button rechts daneben, so wird die vorgenommene Konfektionierung des aktuellen Vorgangs gespeichert; der Vorgang bleibt jedoch in der Eingabemaske geöffnet. Sie können nun einen beliebigen weiteren Vorgang aus der Tabelle öffnen und bearbeiten oder die Anwendung verlassen, ohne Ihre Eingaben am aktuellen Vorgang zu verlieren.

Mit „Speichern und abschließen“ speichern und versenden Sie Ihre aktuelle Rechnungs-E-Mail in einem Schritt. Der Vorgang wird anschließend aus der Auflistung der offenen Versandvorgänge entfernt.

Über die Option „Versand abschließen “ im Kontextmenü haben Sie zudem die Möglichkeit einer Stapelverarbeitung für den Versand, mit der Sie alle versandfertigen, in der Tabelle als „gespeichert “ markierten Vorgänge auf einmal verschicken.

Wenn Sie eine Rechnung aus der Stapelverarbeitung entfernen und zu einem anderen Zeitpunkt verschicken möchten, so wählen Sie im Kontextmenü die Option „Aus Stapelabschließen herausnehmen“ aus.

Beachten Sie jedoch, dass der Speicherstatus für Ihre versandfertig konfektionierten Rechnungen nur bis zum Verlassen des Arbeitsschritts anhält.