Datensätze

Wenn Sie in den Einstellungen mit Datensätzen, also Stammdaten oder Dokumententypen, arbeiten, werden Ihnen im Kontextmenü zunächst die Optionen „Neuen Datensatz erfassen“, „Datensätze filtern“ und „Datensätze importieren“ angezeigt.

Sobald ein Datensatz ausgewählt ist, erscheinen zusätzlich die Menüpunkte „Datensatz bearbeiten“, „Datensatz duplizieren“ und „Datensatz löschen“. Die Funktionen sind weitestgehend selbsterklärend, nachfolgend dennoch jeweils eine kurze Erläuterung :

Neuen Datensatz erfassen:
Es erscheint ein Formular mit Eingabefeldern für Informationen zur Anlage eines neuen Datensatzes. Mit einem Klick auf „Speichern“ wird der Datensatz erfasst und steht anschließend im System bereit.

Datensatz bearbeiten:
Über eine Eingabemaske haben Sie die Möglichkeit, Informationen zu einem bestehenden Datensatz zu editieren oder zu ergänzen .

Datensatz duplizieren:
Mit dieser Option kopieren Sie die Informationen zu einem bestehenden in einen neuen Datensatz, der Ihnen anschließend zur weiteren Bearbeitung angezeigt wird. Da nicht zwei deckungsgleiche Datensätze im System existieren können, müssen Sie zumindest die Kunden- oder Artikelnummer des neu erzeugten Datensatzes ändern, um diesen im System zu speichern.

Datensätze filtern:
Es erscheint eine Maske mit Eingabefeldern und Auswahlmöglichkeiten für verschiedene Kriterien, nach welchen die vorhandenen Datensätze gefiltert werden können (bspw. Kunden nach Kundennummer).

Datensätze importieren:
Sollen mehrere neue Datensätze (bspw. eine Artikelliste) erfasst werden, müssen Sie nicht jeden Datensatz einzeln eingeben: Über die Option „Datensätze importieren“ haben Sie die Möglichkeit, mehrere Datensätze zugleich als Liste in das System einzufügen. Laden Sie dazu, den Anweisungen gemäß, eine Beispieldatei (minimaler oder maximaler Datenumfang) herunter und füllen Sie diese mit ihren zu erfassenden Daten aus oder erstellen Sie eine vergleichbare UTF-8 kodierte CSV-Datei. Anschließend laden Sie die Liste hoch: Die Daten werden nun als neue Datensätze in das System importiert .

Datensatz löschen:
Mit dieser Option entfernen Sie einen bestehenden Datensatz aus dem System.