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obwyse Quarterly #02/2022


Summer in the City

Mit dem Morgenkaffee die ersten warmen Sonnenstrahlen auf dem Balkon genießen, das Auto stehen lassen und stattdessen gemütlich zum Büro radeln, die Mittagspause in den Park um die Ecke verlegen und das Planungsmeeting mit den Kollegen in die Eisdiele nebenan… Juhuuu, der Sommer ist da! Und obwohl natürlich auch bei uns die Vorfreude auf den nahenden Urlaub steigt, macht diese wunderschöne Jahreszeit jeden Tag zu einer kleinen Besonderheit. Wie wäre es mit etwas Lektüre zum Eiskaffee?

In obwyse Quarterly 02/2022 erwarten Sie folgende Themen:
Wir berichten von der erfolgreichen obwyse Enterprise-Einführung für den international tätigen Logistikanbieter ERA und von den achten Entwicklertagen der ZUGFeRD Community und lassen die ersten fünf Termine unserer neuen Veranstaltungsreihe obwyse Kulturfoyer mit Ihnen Revue passieren.

Viel Spaß beim Schmökern!

Ihr obwyse Team

ERA setzt auf obwyse Enterprise: Internationale Spedition digitalisiert zentrale Belegprozesse

Das international tätige Logistikunternehmen ERA aus Kornwestheim hat sich mit der Einführung von obwyse Enterprise für eine Ablösung von papiergebundenen Rechnungs- und Verwaltungsprozessen entschieden. Obgleich bereits im Jahr 2019 gestartet, bekam das Projekt im Rahmen der Covid-Pandemie und der damit verbundenen Notwendigkeit von digitalen Abläufen, um beispielsweise das Arbeiten im Homeoffice zu erleichtern, eine noch stärkere Dynamik. Inzwischen steht die vierte Projektphase kurz vor ihrem Abschluss; weitere Folgeprojekte sind in Planung.

Für das mittelständische Traditionsunternehmen mit 150 Mitarbeitern und Sitz in der europäischen Metropolregion Stuttgart bestand mit der Abkündigung des bisher eingesetzten Archiv-Systems ein akuter Anlass zur Neuauswahl. „Bei uns steht die logistische Kernkompetenz und die Zufriedenheit unserer Kunden ganz klar im Mittelpunkt. Die Unterstützung dieser Kernprozesse durch ein leistungsfähiges digitales Belegwesen ist dabei heute unerlässlich. Daher war es wichtig für uns, einen verlässlichen Dienstleister für die digitalen Belegprozesse zu finden. Überzeugt hat uns einerseits, dass obwyse eine Lösung ist, die unseren hohen Ansprüchen an die sichere Verwaltung unserer Geschäftsbelege entspricht, da sie in Deutschland entwickelt und betrieben wird – andererseits hat uns die hohe Anpassungsfähigkeit des Produktes überzeugt, die eine problemlose Integration unserer operativen Geschäftsanwendungen ermöglicht“, wie Rolf Kuchenbeiser, Geschäftsführer der ERA Internationale Spedition GmbH, erklärt. „Insbesondere angesichts der immer noch anhaltenden Pandemiesituation wird ein barrierefreies, papierloses und ortsunabhängiges Arbeiten immer relevanter. Da obwyse eine reine Cloud-Plattform ist, haben unsere Mitarbeiter nun von überall und mit jedem mobilen Endgerät flexiblen Zugang zu unseren Geschäftsbelegen.“

In einer ersten Projektphase wurde obwyse Enterprise als unternehmensweiter Archivspeicher für Sendungs- und Abrechnungsbelege eingeführt und damit gleichzeitig eine Grundlage für die spätere Etablierung von Workflow-Funktionen geschaffen.
Daran anschließend folgte die Einrichtung des elektronischen Workflows für die Bearbeitung und Freigabe von Frachtrechnungen mit tiefer Integration des bei ERA etablierten Transport-Management-Systems (TMS).

Alle elektronisch und über den Postweg eingehenden Rechnungen der eingesetzten Fuhrunternehmer werden im ersten Schritt in obwyse erfasst und rechtssicher konsolidiert. Anschließend werden die ausgelesenen Rechnungsdaten inkl. Belegzugriff automatisch zur Weiterverarbeitung und Kundenabrechnung an das TMS übergeben.

Im dritten Projektschritt wurde obwyse im Hause ERA um den elektronischen Rechnungsversand mit kundenspezifischer Beilagensteuerung erweitert. Im TMS erzeugte Ausgangsrechnungen werden an die Plattform übergeben und kundenspezifisch um abrechnungsrelevante Beilagen aus dem Archiv ergänzt (z.B. Lieferscheine, Rechnungsspezifikationen für Sammelrechnungen etc.) und über den gewünschten Ausgangskanal versendet.

Aktuell steht die Einführung eines Kostenrechnungsworkflows mit Anbindung der FiBu-Lösung Diamant/4 sowie obwyse Data Capture für die Extraktion der Rechnungsdaten kurz vor dem Abschluss: Rechnungen werden beim Import in obwyse automatisch ausgelesen; weitere Bearbeitungsschritte wie Vorkontierung, Rechnungsprüfung und -freigabe können direkt über den integrierten Workflow vorgenommen, Dateien unkompliziert exportiert und in das Finanzbuchhaltungssystem übernommen werden.

obwyse Data Capture ist ein eigenständiger Web-Service für intelligente Dokumentenverarbeitung, der für die Anforderungen von digitalen Beleg- und Rechnungsprozessen von heute konzipiert wurde. Data Capture bringt umfassende Funktionen für Sprachverarbeitung, maschinelles Lernen, fortschrittliche Erkennung und Extraktion als Teil der obwyse Plattform zusammen, auf der jede Art von Dokument, von einfachen Formularen bis zu komplexen, frei gestalteten Dokumenten, und jedes Volumen gehandhabt werden kann. Data Capture ist optionaler Bestandteil von obwyse Enterprise.

Und auch über den 4. Schritt hinaus plant man bei ERA mit obwyse für die Zukunft: Weitere Projekte wie etwa die Einführung eines elektronischen Vertragsmanagements oder die digitale Verwaltung von Personalakten sind bereits in der Skizzierung.





10 Jahre ZUGFeRD: Community feiert mit Entwicklerkonferenz in Bielefeld

Nach zweijähriger Corona-Pause fanden vom 19.-20. Mai zum ersten Mal seit 2019 in Bielefeld wieder die Entwicklertage der ZUGFeRD Community statt. In Vorträgen und mehreren Workshop Panels, teilweise geleitet von Kollegen unseres OXSEED Teams, tauschten sich die knapp 100 Teilnehmenden bei bestem Wetter zu Hindernissen und Problemen bei der Integration von ZUGFeRD/Factur-X aus und diskutierten neue Lösungen und Ideen zum elektronischen Rechnungsaustausch. Ein Novum auf der Entwicklerkonferenz war der in diesem Jahr eingeführte Best-In-Practice-Award der ZUGFeRD Community, der in drei Kategorien verliehen wurde.

Mit knapp 100 Teilnehmenden und hochkarätigen Referenten aus den Bereichen Entwicklung, Wirtschaft und Verwaltung waren die 8. Entwicklertage der ZUGFeRD Community in Bielefeld, die nach zweijähriger, pandemiebedingter Pause vom 19. bis 20. Mai 2022 als reines Präsenz-Event stattfanden, vollständig ausgebucht und somit ein voller Erfolg.

Stefan Engel-Flechsig, Leiter der ZUGFeRD Community, dazu: “Wir freuen uns sehr, dass die einzigartige Atmosphäre und das Konzept der Entwicklertage auch nach zwei Jahren Pause bei Entwicklern und Entscheidern weiterhin so großen Anklang finden. Es ist ein tolles Feedback, festzustellen, dass das Interesse und das Engagement für die E-Rechnung und digitale Geschäftsprozesse zehn Jahre nach Etablierung des ZUGFeRD-Standards nicht nur ungebrochen sind, sondern weiterhin wachsen.“ Dieser Trend spiegelt sich auch in der Entwicklung der ZUGFeRD Community wider, die inzwischen über 3.000 Mitglieder zählt.

Auf die vergangenen zehn ZUGFeRD-Jahre zurückblickend, stand auf den Entwicklertagen der bisherige Praxiseinsatz der verschiedenen E-Rechnungsformate im Fokus. Dieses Jahr weckte insbesondere die Zukunftsperspektive des Formats das Interesse. So wurde für ZUGFeRD eine gewisse Neupositionierung – weg vom einst angestrebten Status als alleiniges E-Rechnungsformat, hin zur Dachmarke für die verschiedenen X-Formate, Factur-X, Order-X und Delivery-X, erarbeitet. Neben der aktuellen Version ZUGFeRD 2.2 wurde auch der digitale Lieferschein als neuer Impuls in der Logistik vorgestellt. Zudem lieferten die zahlreichen präsentierten Best-Practice Beispiele Konzepte und Anreize zur Implementierung von E-Rechnungen.

Raum für tiefgreifende Diskussionen, Einblicke von Experten und intensiven Austausch boten neben vielen Fachvorträgen auch drei praxisorientierte Workshop-Panels. Natürlich waren insbesondere das Panel A mit dem Titel „ZUGFeRD für Einsteiger – Einführung, Integration und Tools“, geleitet von Marcus Hartmann, Geschäftsführer, und Monique Ostermann, Anwendungsentwicklerin und ZUGFeRD Expertin bei OXSEED, sowie das Panel C zum Thema „Praxisanwendungen“ unter der Leitung von Andreas Starke, dem Leiter unserer Abteilung Technik & Entwicklung, von großem Interesse für uns. Monique Ostermann berichtete zudem in ihrem Vortrag zu „Tools und Support für die ZUGFeRD Community“ vom aktuellen Stand des ZUGFeRD/Factur-X Invoiceportals.

Eine Besonderheit der diesjährigen Entwicklertage stellte die Verleihung des neu eingeführten Best-In-Practice-Awards der ZUGFeRD Community für besondere Leistungen im Bereich der ZUGFeRD Integration dar. Vergeben wurde die Auszeichnung in drei Kategorien: Für die Integration von ZUGFeRD/Factur-X im kreditorischen Gutschriftverfahren nahm Laura Nascimento, Projektleiterin der Beschaffungsstelle der Stadt Reutlingen, den Preis in der Kategorie „Öffentliche Verwaltung“ entgegen. In der Sparte „Wirtschaft“ ging der Award an Mike Hoffmann von der Adolf Würth GmbH, für die Integration von ZUGFeRD/Factur-X im debitorischen Invoicing. Ausgezeichnet in der dritten Kategorie, „Dienstleister“, wurde Rolf Wessel, Produktmanager der SEEBURGER AG, für die Integration von ZUGFeRD/Factur-X im E-Invoicing-Portfolio On Premise & Cloud.



Von Hip-Hop über Chanson, Rock und Folk bis Blues: Das obwyse Kulturfoyer findet großen Anklang

Seit dem 25. April laden wir regelmäßig jeden zweiten und vierten Montag um Monat in unserem Bielefelder Firmensitz zum obwyse Kulturfoyer mit lokalen und regionalen Musikschaffenden. Zur Sommerpause ziehen wir Bilanz: Die ersten fünf Veranstaltungen waren ein gelungener Auftakt – und machen Lust auf eine Fortsetzung im Herbst!


Angesichts der coronabedingt nach wie vor schwierigen Auftrittssituation für Musikschaffende, hatten wir bei obwyse vor einigen Monaten die zündende Idee, im Foyer unseres Bielefelder Firmensitzes eine Plattform für Musiker*innen aus der Region zu schaffen: Das obwyse Kulturfoyer war geboren! Seither laden wir regelmäßig jeden zweiten und vierten Montag im Monat zu einem gemütlichen Konzertabend mit Wohnzimmeratmosphäre und jeweils zwei Bands oder Künstler*innen aus Bielefeld und Umgebung. Und da wegen der recht beschränkten Platzverhältnisse in unserem Foyer leider immer nur ein kleines Publikum vor Ort sein kann, übertragen wir die Konzerte einfach live im Internet. So können unendliche viele Menschen überall auf der Welt gemeinsam mit uns das obwyse Kulturfoyer genießen. Und zwar ganz Corona-konform.

Premiere feierte unsere neue Veranstaltungsreihe am 25. April mit dem Hip-Hop-Duo Mosayk & Tobzen und der Rockband Dünamit – die unsere kleine, feine Studiobühne souverän zum Kochen brachten! Etwas ruhiger, jedoch nicht minder umjubelt, verlief das Konzert der Bielefelder Sängerin und Songwriterin Kristin Shey am 09. Mai mit Anklängen an Blues, Jazz und Soul. Hier sorgte die Indierockband Crown of Things im Anschluss allerdings ebenfalls für Furore. Mit der aktuell heiß gehandelten Newcomerin Mina Richman, die am 23. Mai ihre frisch erschienene Debüt-EP „Jaywalker“ bei uns vorstellte, und dem Elektropop-Duo Local Shop, fand auch das dritte Kulturfoyer regen Zuspruch. Im wahrsten Sinne des Wortes „dirty“ wurde es dann am 13. Juni: Das Liedermacher-Duo Dirty Chucks aus Vlotho begeisterte mit einem mitreißenden Stilmix und satirischen deutschen Texten, die nicht nur zum Lachen, sondern durchaus auch zum Nachdenken anregten. Reminiszenzen an die Doors, Dylan oder die Stones weckten anschließend die Bielefelder 70s-Rocker Dirty Black Shirts. Und als krönenden Abschluss vor der Sommerpause durften wir schließlich am 27. Juni zwei Urgesteine der Bielefelder Singer-/Songwriterszene im Kulturfoyer begrüßen: So zelebrierten Moe mit sinnlichem Folk-Pop und der Bluesbarde Bad Temper Joe nebst Band einen stimmungsvollen, emotionsgeladenen Abend, der uns hoffen lässt, dass die Sommerpause schnell vorüber geht.

Und so können wir nach den ersten fünf Malen obwyse Kulturfoyer glücklich Bilanz ziehen: Sowohl von Seiten der Künstler*innen, wie auch aus dem Publikum und von den Zuschauer*innen unseres Livestreams haben wir für unser neues Format viel Zuspruch und tolles Feedback bekommen. Wir freuen uns auf eine Fortsetzung im Herbst!