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obwyse Quarterly #03/2022


Wake me up, when September ends…

Die Tage werden kürzer, die Blätter färben sich langsam rot und gelb und der Weg zur Arbeit führt morgens immer öfter durch dichte Nebelbänke. Je tiefer die Temperaturen draußen sinken, desto heißer wird morgens in der Kaffeeküche die Frage diskutiert, ob man die Heizung schon anstellen oder angesichts der hohen Energiekosten lieber noch ein wenig damit warten solle. Zum Aufwärmen wartet als Abendessen eine dampfende Schale Kürbissuppe und in den Geschäften locken bereits die ersten Weihnachtsplätzchen… Ja genau, werte Leser: Es wird Herbst – die gemütliche Jahreszeit bricht an. Und auf diese kann man sich auch im Büro herrlich mit einer heißen Tasse Tee und ein paar Plätzchen einstimmen. Etwas Lektüre dazu?

In obwyse Quarterly 03/2022 haben wir folgende Themen für Sie zusammengestellt:

Wir stellen Ihnen mit dem Textilunternehmen B. Stammel GmbH & Co. KG einen obwyse Enterprise Anwender vor, der als Pilotkunde der ersten Stunde bereits seit 2019 auf unsere integrierte Cloud-Schnittstelle DATEVconnect Buchungsdatenservice setzt und seither von deutlich effizienteren Arbeitsabläufen in der Buchhaltung profitiert, informieren Sie über die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber des Bundes und drücken als neues Mitglied der Sponsorengemeinschaft Pool 2000 dem Handball-Rekordaufsteiger TUS-N Lübbecke ab sofort kräftig die Daumen!

Einen wunderschönen Herbst wünscht Ihnen

Ihr obwyse Team


Auch im Rechnungswesen top in Mode: Textilhaus B. Stammel setzt bei digitaler Buchhaltung und Archivierung auf obwyse

Das Allgäuer Textilunternehmen Stammel setzt seit einigen Jahren erfolgreich auf obwyse Enterprise. Als Pilotanwender profitiert das Modehaus zudem seit 2019 von der integrierten Schnittstelle zur DATEV Cloud und konnte seine Buchhaltung durch den automatischen Buchungsdaten- und Belegimport seither deutlich effizienter gestalten.

Das in vierter Generation geführte Familienunternehmen B. Stammel GmbH & Co. KG mit Häusern in Buchloe und Mindelheim nutzt seit November 2019 obwyse Enterprise als White-Label-Edition unseres langjährigen Partners KATAG AG. Das Besondere daran: Neben dem modernen, revisionssicheren Belegarchiv mit intuitiver Bedienung, komfortabler Belegsuche und automatisierter Suchabfrage beinhaltet die Anwendung mit DATEVconnect Buchungsdatenservice auch eine integrierte Schnittstelle, die eine schnelle Übertragung von Buchungen inkl. Belegen an DATEV Rechnungswesenprogramme ermöglicht.

„Durch die Verwendung von DATEVconnect im obwyse System ersparen wir uns viel Handarbeit in der Buchhaltung und können unserem Steuerberater mit wenigen Klicks und ohne Hürden schnell unsere Buchungsdaten zur Verfügung stellen“, erklärt Jörg Michel, Geschäftsleiter im Bereich Technik, Organisation und Marketing bei Stammel.

Die Cloud-Schnittstelle DATEVconnect Buchungsdatenservice wurde in den Monaten zuvor in enger Zusammenarbeit zwischen DATEV, KATAG und OXSEED in die obwyse Plattform integriert. Sie ermöglicht die Übermittlung von Buchungsdaten und Belegbildern aus obwyse an die DATEV-Cloud Unternehmen Online, von wo aus die Buchungsdaten in ein DATEV Rechnungswesenprogramm, etwa die Lösung DATEV Kanzlei Rechnungswesen, übernommen werden können. Dabei werden die Belege in obwyse so vorbereitet, dass sie inhaltlich zu den Stammdaten der eigenen DATEV-Fibu passen: So kann eine Verbindung zwischen den Lieferanten- oder Kundennummern aus einem Enterprise Ressource Planning (ERP) System und den in den Kreditoren- bzw. Debitorenstammdaten hinterlegten DATEV-Nummern hergestellt werden. Auch Sach-, Nebenkosten- oder Bankkonten sowie Kostenstellen können hinterlegt und den Stammdaten zugeordnet werden. Aus einem ERP-System wie beispielsweise SAP übertragene Dokumente werden anhand der entsprechenden Vernummerung (z.B. Lieferantennummer) gemappt und Buchungsdatensätze erstellt, welche anschließend mit wenigen Klicks an DATEV Unternehmen online übertragen und dort zur Übernahme in die DATEV-Fibu bereitgestellt werden.

Das Unternehmen Stammel war von Anfang an als Pilotkunde an dem Projekt beteiligt. „Für uns als Anwender ist das System sehr einfach zu nutzen. Das Mapping der KATAG-Lieferantennummern auf die DATEV-Kreditorennummern sowie die anderen Konten ist wirklich unkompliziert zu handhaben und schnell gemacht. Inzwischen arbeiten wir seit fast drei Jahren erfolgreich mit dem System und haben festgestellt, dass sich bei uns im Unternehmen viele Arbeitsabläufe spürbar effizienter gestalten lassen, seit wir obwyse in Form von KATAG ZR-Online 2.0 mit DATEV connect einsetzen. Wir freuen uns, dass wir auf diesem Wege KATAG und OXSEED bei der Pionierarbeit mit der DATEV unterstützen konnten“, so Michel.

Falls auch Sie eine einfache Lösung für die Automatisierung von Buchungen in DATEV oder einem anderen Finanzbuchhaltungssystem suchen, sprechen Sie uns gerne an.

E-Rechnungen bundesweit auf dem Vormarsch

Spätestens seit 2020 auf Bundesebene eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern eingeführt wurde, kommen auch kleinere Betriebe, ja selbst Freiberufler, nicht mehr um das Thema E-Rechnung herum. Mit obwyse Professional gelingt die Erstellung der gängigen Formate XRechnung und ZUGFeRD einfach, schnell und natürlich rechtskonform.

Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung herrscht auf Bundesebene und in Bremen bereits seit dem 27.11.2020 für Rechnungsbeträge über 1000,- Euro eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber wie etwa Arbeitsagenturen, Finanzämter, Polizei oder auch Universitäten, um nur einige zu nennen. Zum 01.01.2022 folgte die Einführung der E-Rechnungs-Pflicht in Baden-Württemberg, Hamburg und dem Saarland; Mecklenburg-Vorpommern wird zum 01.01.2023, Hessen und Rheinland-Pfalz voraussichtlich 2024 nachziehen.

Die E-Rechnung ist nicht mehr aufzuhalten und bald führt kein Weg mehr an ihr vorbei. Denn mit der E-Rechnungs-Pflicht wird die Möglichkeit, elektronische Rechnungen erstellen und versenden zu können, auch für kleinere und mittlere Betriebe, ja selbst für Freiberufler und Solo-Selbstständige zur Voraussetzung. Mit obwyse Professional haben wir eine kostengünstige, barrierefreie Plattform geschaffen, die auch kleineren Betrieben, Kleinstunternehmern und Solo-Selbstständigen eine unkomplizierte Lösung für die Erstellung und den Versand elektronischer Rechnungen in den gängigen Standards XRechnung und den verschiedenen Profilen des ZUGFeRD-Formats bietet.

Um den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung zu vereinheitlichen, ist das zu verwendende technische Format für elektronische Rechnungen vom Gesetzgeber vorgegeben: Akzeptiert werden E-Rechnungen, die einem semantischen Datenmodell gemäß der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Grundsätzlich gilt für elektronische Rechnungen, dass diese in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden müssen, welches die automatische und elektronische Weiterverarbeitung der Rechnung ermöglicht. Sie müssen also vor allem maschinenlesbar sein. Das gängigste Format, das alle Vorgaben der öffentlichen Verwaltung erfüllt, ist der Standard XRechnung: Dieses Format besteht aus einer reinen XML-Struktur ohne visuelle, menschenlesbare Darstellung der Rechnung, wie sie etwa im ZUGFeRD-Format enthalten ist.

Die Behörden verlangen häufig vom Rechnungssteller, dass er die Rechnungen im XRechnungs-Format über ein Portal hochlädt. Diese Portale akzeptieren in der Regel nur die aktuellsten Datenformate. Bei der XRechnung erscheint halbjährlich, zum Jahreswechsel und im Sommer eine neue Version. Neben der jeweils aktuellsten XRechnungs-Version bietet die Rechnungserstellung mit obwyse Professional einen weiteren Vorteil: Zusätzlich zu der benötigten XML-Struktur, die bei den Behörden eingereicht wird, erstellt obwyse auch eine Sichtkopie für Sie. Darüber hinaus können Sie Ihrer XRechnung Beilagen hinzufügen, welche in die XML-Datei des Formats eingebettet werden.

Und obwyse Professional kann noch viel mehr, denn indem Ihre elektronischen Rechnungen direkt revisionssicher und rechtskonform im bewährten obwyse Archiv gespeichert werden, erfüllt obwyse Professional auch die gesetzlichen Vorgaben für die elektronische Archivierung von E-Rechnungen. Übrigens werden auch die Beilagen zur XRechnung automatisch mit den Metadaten der Rechnung im obwyse Archiv gespeichert.
Neugierig geworden? Hier können Sie obwyse Professional 10 Tage lang kostenfrei und unverbindlich testen.


TuS N-Lübbecke und obwyse: Bereit für das nächste Level

Kurs halten und im Spiel bleiben! – so lautet für den ostwestfälischen Traditionsverein TuS-N Lübbecke das Motto der nächsten Jahre. Als Partner der Sponsorengemeinschaft Pool 2000 freuen wir uns, den Rekordaufsteiger bei diesem Vorhaben tatkräftig zu unterstützen. Und spendieren als Anreiz, es uns gleichzutun, der gesamten Sponsorengemeinschaft ein kleines Einstandsgeschenk.

Der Handballverein TuS-N Lübbecke bietet seinen Fans seit mehr als 50 Jahren Handball auf Bundesliga-Niveau. Aktuell in der 2. Bundesliga angesiedelt, arbeitet der traditionsreiche Rekordaufsteiger fleißig darauf hin, an die Erfolge der vergangenen Jahre anzuknüpfen. Umso wichtiger, dass der Verein dabei auf starke Partner zählen kann: Wir als OXSEED logistics GmbH freuen uns, dem TuS-N Lübbecke als Mitglied der Sponsorengemeinschaft Pool 2000 unterstützend zur Seite zu stehen.

Hier trifft Tradition auf Erfahrung: Als Pionier für Cloudlösungen rund um das digitale Belegwesen unterstützt OXSEED Unternehmen seit über 15 Jahren mit viel Erfahrung und bewährten Expertenlösungen, etwa für die digitale Langzeitarchivierung oder die Erstellung und den Versand elektronischer Rechnungen. Für Marcus Hartmann, Geschäftsführer bei OXSEED, ist der Schulterschluss mit dem TuS-N Lübbecke eine Herzensangelegenheit: „Ostwestfalen ist einer der Top-Handballregionen Deutschlands. Der Sport blickt hier auf eine große Tradition zurück und liegt uns als Bielefelder Unternehmen natürlich am Herzen. Um dem Handball eine erfolgreiche Zukunft zu sichern, engagieren wir uns bereits seit Jahren für die Jugendarbeit. Umso wichtiger, dass der TuS-N Lübbecke wieder ganz vorne mitspielt! Große Ziele erreicht man am besten als Team – das ist nicht nur im Sport so, sondern eine Philosophie, nach der wir bei uns im Unternehmen handeln und leben. Wir haben großen Respekt vor dem Ehrgeiz der Mannschaft und teilen den Willen, immer am Ball zu bleiben. Mit unserem Engagement für die Sponsorengemeinschaft Pool 2000 wollen wir einen Beitrag dazu leisten.“

Auch Torsten Appel, Geschäftsführer des TuS-N Lübbecke, freut sich über die neu geschlossene Partnerschaft: „Die Förderung und Unterstützung im Spitzensport ist wichtiger denn je geworden, wie nicht zuletzt die vergangenen Pandemiejahre gezeigt haben. Wir freuen uns, mit OXSEED einen weiteren, starken Partner an unserer Seite zu wissen, dessen Herz sowohl für Innovation, als auch für den Handball schlägt.“
Und um den „Teamgeist“ auch innerhalb der Sponsorengemeinschaft zu stärken, haben wir uns zum Einstand noch ein kleines Einstandsgeschenk ausgedacht: Als Hersteller der obwyse Plattform spendiert OXSEED allen Co-Partnern des TuS-N Lübbecke einen Rabatt von 50% für die obwyse Team Edition, der bewährten Cloudlösung für elektronische Rechnungserstellung und Archivierung für Selbständige und kleine Unternehmen, mit der bis zu 5 Benutzer gleichzeitig arbeiten können. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann nehmen Sie doch gern unverbindlich Kontakt zu uns auf. Wir wünschen gute Zusammenarbeit!