Funktionen von obwyse

Ihre im obwyse Archiv hinterlegten Dokumente sind jederzeit über die Archivsuche für Sie abrufbar. Über die gleichnamige Kachel auf dem Startbildschirm gelangen Sie zur Suchmaske. Mehr zum Thema Archivsuche erfahren Sie hier.

Sie haben in obwyse gleich mehrere Möglichkeiten zur Anlage neuer Artikel.

• Am einfachsten gelangen Sie über die gleichnamige Kachel auf dem Startbildschirm zum Artikelstamm: Hier finden Sie eine Eingabemaske, über die Sie eine unbegrenzte Anzahl neuer Artikel anlegen können.
• Wenn Sie über den Menüpunkt Anwendung in den Einstellungen die Stammdaten und darunter die Funktion Artikelstamm aufrufen, gelangen Sie ebenfalls zu der Eingabemaske.
• Alternativ haben Sie auch über die Einstellungsmöglichkeiten für die Rechnungserstellung die Möglichkeit, Ihren Artikelstamm aufzurufen und zu editieren.
• Zudem können Sie direkt aus der Rechnungserstellung heraus einen neuen Artikel anlegen.
• Um eine größere Menge Artikeldaten in den Artikelstamm aufzunehmen, verwenden Sie die Funktion Datensätze importieren.

Mehr zum Thema Stammdaten erfahren Sie hier.

Sie haben in obwyse gleich mehrere Möglichkeiten zur Anlage neuer Kunden.

• Am einfachsten gelangen Sie über die gleichnamige Kachel auf dem Startbildschirm zum Kundenstamm: Hier finden Sie eine Eingabemaske, über die Sie eine unbegrenzte Anzahl neuer Kunden anlegen können.
• Wenn Sie über den Menüpunkt Anwendung in den Einstellungen die Stammdaten und darunter die Funktion Kundenstamm aufrufen, gelangen Sie ebenfalls zu der Eingabemaske.
• Alternativ haben Sie auch über die Einstellungsmöglichkeiten für die Rechnungserstellung die Möglichkeit, Ihren Kundenstamm aufzurufen und zu editieren.
• Zudem können Sie direkt aus der Rechnungserstellung heraus einen neuen Kunden anlegen.
• Um eine größere Menge Kundendaten in den Kundenstamm aufzunehmen, verwenden Sie die Funktion Datensätze importieren.

Mehr zum Thema Stammdaten erfahren Sie hier.

Wenn Sie bereits einen bestehende Kunden- oder Artikelstamm haben, so können Sie Ihre Daten einfach über die Funktion Datensätze importieren in obwyse übernehmen. Sie finden die Option im Kontextmenü oben auf der Seite, wenn Sie in den Einstellungen im Menü unter Anwendung die Stammdaten und dort jeweils den Kunden- oder Artikelstamm aufrufen. Eine ausführliche Anleitung zum Importieren von Datensätzen finden Sie hier.

Um in obwyse ein individuelles E-Mail-Template anzulegen, gehen Sie in den Einstellungen auf Organisation verwalten und wählen Sie dort die Option E-Mail-Vorlagen aus. Eine ausführliche Anleitung zum Anlegen einer E-Mail-Vorlage finden Sie hier.

Sie haben in obwyse verschiedene Möglichkeiten, Dokumente ins Archiv zu importieren.

• Zum einen können Sie Dokumente manuell hinzufügen. Klicken Sie dazu oben in der Kopfzeile auf das Symbol mit dem Plus-Zeichen (drittes von rechts).
• Sie können auch via E-Mail Dokumente ins Archiv importieren. Schicken Sie dazu einfach eine E-Mail mit einem oder mehreren angehängten Dokumenten an Ihre von obwyse vergebene(n) E-Mail-Adresse(n). Die als E-Mail-Anhang eingehenden Dokumente werden automatisch mit den Metadaten Eingangsdatum und Datenherkunft verschlagwortet und stehen innerhalb von 15 Minuten nach Eingang im Archiv zur Verfügung. Die Anhänge werden im Originalformat archiviert.
• Wenn Sie über die obwyse Enterprise Version verfügen, wird für Sie außerdem ein Ordner auf einem (S)FTP-Server bereitgestellt.

Weitere Informationen zu den Archivierungskanälen finden Sie hier.

Um in obwyse Ihre Benutzerdaten zu ändern, rufen Sie über die gleichnamige Kachel auf dem Startbildschirm die Einstellungen auf. Unter dem Menüpunkt Mein Profil finden Sie die Option Persönliche Daten: Hier können Sie Ihr grundlegenden Benutzerdaten, also Ihren Vor- und Nachnamen, Ihren Benutzernamen und Ihre E-Mail-Adresse anpassen.
Unter dem Menüpunkt Organisation verwalten und der Option Benutzer haben Sie zudem die Möglichkeit, die Daten zu jedem angelegten Benutzer zu verwalten. Klicken Sie dazu in der Übersichtstabelle den gewünschten Benutzer an und wählen Sie anschließend im Kontextmenü die Option Benutzer bearbeiten. Alternativ können Sie die Eingabemaske auch mit einem Doppelklick auf einen Benutzer öffnen. Weitere Informationen zu den Einstellungen finden Sie hier.

Wenn Sie sich in obwyse einen Überblick über den Status Ihrer Ausgangsrechnungen verschaffen möchten, so können Sie dies auf unterschiedlichen Wegen tun:

• Das Ausgangsjournal dient dem Monitoring Ihrer Rechnungsvorgänge und erlaubt gefilterte Auswertungen aller in obwyse erstellten und versendeten Rechnungen. Ist eine erstellte Ausgangsrechnung noch nicht versandt, so erscheint in der Übersicht unter der Spalte Arbeitsschritt der Vermerk In Bearbeitung. Bei bereits versendeten Rechnungen lautet der Status hingegen Abgeschlossen.
• Alternativ bietet Ihnen das Dashboard eine Auflistung aller erstellten, noch nicht versandten Rechnungen.
• Wenn Sie sich über den Status eines bestimmten Dokuments informieren möchten, können Sie dieses auch über die Archivsuche aus dem Archiv aufrufen. Über die Option Protokoll anzeigen im Kontextmenü erhalten Sie eine genaue Aufstellung aller für das ausgewählte Dokument gespeicherten Vorgänge.

Es gibt in obwyse verschiedene Möglichkeiten, eine erstellte Ausgangsrechnung zu versenden.

• Zum einen ist dies direkt aus der Rechnungserstellung heraus möglich: Dort gelangen Sie über die Option Rechnung erstellen und anzeigen im Kontextmenü oben auf der Seite auf das Eingabeformular zur Konfektionierung des Rechnungsversands. Über die Option Rechnung erstellen und versenden rechts daneben können Sie die Rechnung alternativ auch ohne weitere Konfektionierung direkt versenden.
• Über die Kachel Ausgangsrechnung konfektionieren auf dem Startbildschirm gelangen Sie ebenfalls zum Rechnungsversand.
• Als dritte Möglichkeit können Sie das Formular für den Rechnungsversand auch vom Dashboard aus aufrufen. Dort wird Ihnen eine Übersicht aller bis dato noch nicht versandten Rechnungen angezeigt. Mit einem Doppelklick auf einen Listeneintrag gelangen Sie zum Rechnungsversand. Alternativ wählen Sie mit einem einfachen Klick einen Vorgang aus der Tabelle aus und öffnen das Versandformular anschließend über die Kontextmenü-Option Versand bearbeiten.

Mehr Informationen zum Thema Rechnungsversand finden Sie hier.

Wenn Sie in obwyse den Prozess der Rechnungserstellung mit den Optionen Rechnung erstellen und anzeigen oder Rechnung erstellen und versenden abschließen, so wird die Rechnung automatisch im Archiv gespeichert und kann dort über die Archivsuche aufgerufen werden.

In obwyse sind sogenannte Nummernkreise wie die Rechnungs-, Kunden- oder Artikelnummer jeweils in Präfix, Anzahl der Stellen, aktuellen Rechnungszähler und Suffix gegliedert. Um den Aufbau eines Nummernkreises anzupassen, gehen Sie in die Einstellungen. Unter dem Menüpunkt Anwendung wählen Sie dort die Kategorie Rechnungserstellung aus. Unter der Option Nummernkreise gelangen Sie zu der entsprechenden Eingabemaske.
Mehr Informationen zum Thema Nummernkreise finden Sie hier.

Sie haben in obwyse die Möglichkeit, sich wahlweise per E-Mail oder SMS über neue Belegeingänge in Ihrem Archiv benachrichtigen lassen. Um diese Funktion zu aktivieren, gehen Sie in den Einstellungen auf Mein Profil und wählen Sie dort die Option Benachrichtigungen aus. Zudem können Sie dort einstellen, ob Sie auch bei neuen Aufgaben oder beim Versäumen von Fristen im Workflow benachrichtigt werden möchten.